Bpms چیست ؟

به گزارش برنا، برای اینکه با مفهوم BPMS آشنا شویم و اهمیت وجود نرم افزار BPMS در سازمان را درک کنیم؛ ابتدا باید بدانیم که فرآیند چیست. سازمان‌ها و شرکت‌ها برای انجام استراتژی‌های خود زنجیره‌ای از فعالیت‌های سری و موازی را انجام می‌دهند. کارکنان سازمان در جایگاه شغلی خود برای انجام روال‌های کاری سازمان مسئولیتی دارند که باید با دقت و کیفیت کافی در حداقل زمان ممکن انجام دهند. مشاوران حوزه‌ی کسب‌وکار این روال‌های کاری را فرآیند می‌نامند و وظایف کارکنان سازمان، فعالیت‌هایی هستند که در دل این فرآیندها تخصیص داده‌شده‌اند. پس می‌توان ادعا کرد سازمان مجموعه‌ای از فرآیندهاست که در قالب وظایف، توسط کارکنان سازمان انجام می‌شود .

سازمان از ترکیب فرآیندها ساخته‌شده است

ادوارد دمینگ

85 درصد مشکلات سازمان نتیجه‌ی فرآیندها، ساختار و مکانیزم‌های کنترلی است و تنها 15 درصد نتیجه‌ی عملکرد کارکنان است.

BPMS چیست؟

زیرساختی نرم‌افزاری است؛ جهت تبدیل روال‌های کاری تکرارشونده (فرآیند) به نرم افزار عملیاتی تحت وب

همین حالا فرآیندها را چگونه مکانیزه می‌کنید؟ 

نرم‌افزار BPMS

تقاضا برای مکانیزه کردن فرآیندها با یک نیاز آغاز می‌شود. واحد بهره‌بردار در سازمان برای انجام وظایف خود نیاز به نرم‌افزاری جدید دارد. بنابراین سازمان برای تهیه‌ی نرم‌افزار موردنیاز خود دو رویکرد پیش روی خود خواهد داشت:

1-روش سنتی و کلاسیک

1. انتخاب شرکت نرم‌افزاری یا یک برنامه‌نویس
2. تحلیل سیستم و نیازسنجی
3. انجام خدمات برنامه‌نویسی و توسعه‌ی محصول نرم‌افزاری
4. استقرار و پیاده‌سازی نرم‌افزار
5. با هر تغییر در سامانه، دوباره موارد 2 و 3 تکرار می‌شود.

معایب

به ازای کوچک‌ترین تغییرات در سازمان یا فرآیندهای خود، به شرکت‌های نرم‌افزاری و سورس کد سیستم‌ها وابسته هستید که افزایش هزینه‌های سازمانی را به دنبال خواهد داشت.    

2-روش مدرن و هوشمندانه

در این روش برای مکانیزه کردن فرآیندها باید زیرساخت مکانیزاسیون فرآیندها (BPMS) خریداری ‌شود که استفاده از این روش، پیامدهای مثبت زیر را برای سازمان به دنبال خواهد داشت:

1. هر نوع فرآیند جدید با کمترین هزینه و زمان بدون وابستگی به شرکت نرم‌افزاری و سورس کد سامانه در این زیرساخت کاملاً داینامیک و سفارشی، پیاده‌سازی می‌شود.
2. هر تغییری در فرآیندهای جاری با کمترین زمان و هزینه، پیاده‌سازی می‌شود.

مزایا :

همه‌ی فرآیندها و سورس کدهای پیاده‌سازی شده در سیستم در کنترل شماست و تغییرات به‌سرعت در سیستم، اعمال خواهند شد.

محصول BPMS در اصل نرم‌افزاری سامانه ساز است که با استفاده از ماژول‌های فرم ساز و هسته‌ی کنترل فرآیند وRule Engine ، خود روال‌های کاری شما را با کمترین هزینه و زمان، مکانیزه می‌کند.

شاخص پاسخ‌گویی سریع به تغییر

مهم‌ترین مزیت استفاده از نرم‌افزار BPMS در مقابل خرید پکیج نرم‌افزاری آماده یا برنامه‌نویسی سفارشی، قابلیت پاسخ گویی سریع به تغییرات است. سازمان‌ها پیوسته در حال تغییر هستند:

• روال‌های کاری تغییر می‌کنند.
• قیمت مواد اولیه و ملزومات تغییر می‌کنند.
• مدیران و سهام‌داران تغییر می‌کنند.
• استراتژی‌های سازمان تغییر می‌کنند.
• نرخ‌های ارز تغییر می‌کنند.
• نیاز مشتریان و ذینفعان تغییر می‌کنند.
• روابط بین سازمانی تغییر می‌کنند.

درنتیجه وظایف و مسئولیت کارکنان سازمان در راستای تحقق اهداف جدید تغییر می‌کند. بنابراین آیا نرم‌افزار کلاسیک می‌تواند خود را با این سطح از تغییرات منطبق کند؟ پاسخ به این پرسش خیر است. در مقابل این نرم‌افزار BPMS است که به سازمان کمک می‌کند با صرف کمترین هزینه و زمان، فرآیندهای عملیاتی خود را با تغییرات اجتناب‌ناپذیر کسب‌وکار منطبق و هماهنگ کند (نرم افزار سیستم سازی)

نرم افزار bpms مثل یک بوم خام در اختیار شماست تا فرآیندهای سازمان خود را طراحی و عملیاتی کنید و با توجه به ماهیت داینامیک نرم افزار مدیریت کسب و کار، تمام محصولات ساخته‌شده روی این بستر کاملاً سفارشی و منطبق با نیاز واقعی سازمان شما خواهد بود.

ازآنجایی‌که در نرم‌افزار BPMS، هدف نهایی، عملیاتی سازی و جاری‌سازی فرآیندها است و نه فقط مدل سازی فرآیندها، در زمان طراحی فرآیندها باید رویکرد گردش اطلاعات نیز مدنظر قرار گیرد.

ابزار مدیریت و مکانیزاسیون فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS):

زیرساخت‌های عملیاتی برای پشتیبانی از پروژه‌ها و برنامه‌های BPM به‌واسطه‌ی شناخت فرآیند موردنظر نیازمند تعریف و طراحی اجرا، نظارت، تجزیه‌وتحلیل و بهینه‌سازی مداوم است. درواقع زمانی که شما از BPMS برای سازمان خود استفاده می‌کنید از مزایای BPM که بخشی از اجرای BPMS است نیز بهره‌مند ‌می‌شوید؛ مزایایی مانند:

مزایای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار:

• کاهش زمان فرآیندهای جاری
• کاهش هزینه و قیمت تمام‌شده‌ی محصولات و خدمات
• افزایش انعطاف‌پذیری و پاسخگویی به تغییرات محیطی
• رشد و افزایش رضایت مشتریان
• بهبود کارایی در سرتاسر مرزهای سازمانی
• افزایش بهره‌وری و رضایت کارکنان، افزایش چالاکی
• افزایش رقابت‌پذیری و رشد سودآوری

شرح وظایف کارکنان مبتنی بر فرآیند:

سازمانی را تصور کنید که تمام کارکنان فقط از طریق کارتابل متمرکز خود در نرم افزار BPMS، وظایف خود را در فرآیندها انجام می‌دهند. مثلاً فرآیند مرخصی را شروع می‌کنند و طی فرآیند خرید پیمانکاران را ممیزی می‌کنند و طی فرآیند آنالیز، قیمت‌گذاری خدمات و محصولات را انجام می‌دهند و …

در زمان انجام فعالیت‌های کارکنان و ثبت اطلاعات در فرم‌ها، تمام اطلاعات به تفکیک در بانک اطلاعاتی نرم‌افزار BPMS  ذخیره می‌شود و آرشیو تمام اقدامات و عملیات نگهداری خواهد شد و شما به تمامی اطلاعات در لحظه دسترسی خواهید داشت.

چه ضرری می‌کنید اگر از BPMS استفاده نکنید!

با توجه به ماهیت متغیر فرآیندها و رشد تکنولوژی و روی آوردن تمامی سازمان‌ها به فناوری‌های جدید کاربردی کسب‌وکار، عدم استفاده از نرم‌افزار BPMS برای سازمان شما عواقبی را به همراه خواهد داشت. در ادامه به پیامدهای منفی استفاده نکردن از BPMS و پیامدهای مثبت استفاده از BPMS در سازمان اشاره می‌کنیم.

پیامدهای منفی استفاده نکردن از BPMS

• عدم شناسایی گلوگاه فرآیندی واقعی سازمان
• عدم توانایی در شناخت شرح وظایف واقعی کارکنان و حجم کاری پرسنل
• اتلاف هزینه بالا برای خرید نرم‌افزارهای مختلف و جزیره‌ای برای بخش‌های مختلف سازمان
• اتلاف هزینه‌ی زیاد برای بروز رسانی نرم‌افزارها برای پوشش تغییرات
• تصمیم‌گیری سلیقه‌ای در روال‌های کاری
• وابستگی به کارشناسان کلیدی

نرم‌افزار BPMS

مستندسازی و تعریف فرآیندها: با توجه به استانداردهای موجود در BPMS، امکان مستندسازی فرآیندها فراهم می‌شود.پیامدهای مثبت استفاده از BPMS یعنی ارزش‌افزوده‌ی  استفاده از  BPMS برای سازمان:

• خودکارسازی اجرای فرآیندها با BPMS: تمام قوانین و منطق‌های تجاری سازمان خودکار خواهند شد.
• شناسایی فرصت‌ها و بهبود فرآیندها: BPMS معیارهایی را برای اندازه‌گیری هزینه‌ی فرآیندها و زمان اجرا فراهم می‌کند که در این صورت بهینه‌سازی بر اساس نتایج، واقعی خواهد بود.
• حذف فعالیت‌های غیرضروری: در BPMS به کمک مدل سازی فرآیندها، سازمان‌ها می‌توانند فرصتی برای حذف کارهای غیرضروری خود داشته باشند.
• همکاری مشتریان و شرکا در فرآیندهای تجاری: BPMS امکان همکاری مشتریان و شرکا را در خارج از سازمان فراهم می‌کند و برای فرآیندهایی که در خارج از محدوده‌ی سازمان قرار دارند، بسیار کاربردی خواهد بود.
• کاهش منابع موردنیاز به‌منظور اجرای فرآیندهای کسب‌وکار: برای اجرای فرآیندهای سازمان به افراد و منابع زیادی نیاز خواهد بود اما BPMS می‌تواند تعداد منابع موردنیاز برای اجرای یک فرآیند را به طرز چشم‌گیری کاهش دهد.
• افزایش هماهنگی: BPMS  هماهنگی بین بخش‌های مختلف یک شرکت را از بُعد جغرافیایی بهبود می‌بخشد (سیستم‌سازی)
• افزایش سرعت اجرای سیکل فرآیندها: BPMS با کاهش زمان اجرای فرآیندها و امکان اجرای موازی آن‌ها سرعت کسب‌وکار را بهبود می‌دهد.
• افزایش رضایت‌مندی مشتری: کاهش زمان اجرای فرآیندها با استفاده از BPMS و اطمینان از درستی اجرای آن‌ها باعث می‌شود که مشتریان سریع‌تر و آسان‌تر به نیازمندی‌های خود دست یابند.
• چابکی سازمان:  BPMSاین امکان را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند که در صورت تغییر شرایط به‌راحتی بتوانند تغییرات را در فرآیندها اعمال کنند.

هم اکنون شما با مقایسه‌ی لیست نرم افزارهای bpms می‌توانید انتخابی متناسب با شرایط کسب‌وکار خود داشته باشید. برای کسب اطلاعات بیشتر و خرید درباره‌ی BPMS ایرانی جریان، می‌توانید دموی نرم افزار جریان را مشاهده کنید و اگر هنوز هم در انتخاب خود تردید دارید از کارشناسان ما مشاوره دریافت کنید