به گزارش برنا، تمام ملک‌هایی که به صورت قانونی و کامل قابل انتقال سند نیستند، به صورت قولنامه‌ای معامله می‌شوند. گاهی دو نفر بر سر واگذاری ملکی که سند رسمی آن قابل انتقال نیست، با هم بر سر خرید و فروش ملک تعهد می‌کنند. عوامل زیادی در معامله‌ٔ ملک‌ها وجود دارد که مانع از انتقال سند می‌شود. در این صورت معمولا فروشنده با قیمت کمتری ملک را بدون سند رسمی می‌فروشد. هر دو طرف معامله بر اساس تعهدات پرداخت خریدار و تحویل ملک توسط فروشنده، قراردادی می‌بندند. به این قرارداد قولنامه می‌گویند. شرایط حقوقی قولنامه خانه با قولنامه‌ٔ زمین‌های روستایی متفاوت است.
مساله‌ٔ بسیار مهم این است که برای یک معامله‌ٔ قابل اعتماد نیاز به دانستن مسائل حقوقی قولنامه داریم. قولنامه‌ها توسط مشاور یا مدیریت املاک نوشته و تنظیم می‌شوند. مشاورین املاک حافظ منافع هر دو طرف هستند پس باید دقت کنید که این معامله به بهترین و مطمئن‌ترین شکل صورت بگیرد. شما به عنوان مشاور ملاک موظفید مبایعهنامه را در برگه‌های مخصوص اتحادیه املاک پرینت بگیرید و به خریدار یک کد رهگیری بدهید. این مبایعه نامه باید دارای هولوگرام اتحادیه و مشخصات کامل بنگاه باشد. به هیچ عنوان مبایعهنامه نباید دستی تنظیم شود. در ضمن حق بنگاه دار و اسنادی که در مشاور املاک به امانت گذاشته می‌شوند، در قرارداد ذکر می‌شوند. از شهرداری استعلام ملک را بگیرید. این مهم‌ترین قسمت ماجرا است.
با استعلام از شهرداری، نسبت به وضعیت ملک، مالک آن و شرایط خانه آگاه می‌شوید و احتمال این که خطایی پیش بیاید خیلی کمتر می‌شود. از هویت مالک و خریدار به صورت کامل مطمئن شوید. مشخصات داخل شناسنامه و کارت ملی هر دو را با اسناد و مدارک تطبیق دهید. از فروشنده بخواهید تاییدیه کدپستی ده رقمی ملک را از اداره پست بگیرد. در دفترخانه فروشنده باید استعلامات لازم شامل تسویه عوارض شهرداری، تسویه اداره دارایی، استعلام اداره ثبت و دیگر استعلامات لازم را به همراه داشته باشد.
در صورتی که یکی از طرفین از انجام تعهد قولنامه طفره رفت طرف مقابل به خاطر قانونی بودن قولنامه به راحتی از او شکایت می‌کند. به هر دو طرف تاکید کنید که قولنامه قراردادی قانونی و در دادگاه دارای اعتبار است پس حتما از هر دو طرف باید اجرا شود. در قولنامه وجه التزام تعیین می‌شود. وجه التزام مبلغی تعیین شده و درج در قولنامه است که هر کدام از طرفین در صورت متعهد نبودن به طرف مقابل به عنوان خسارت پرداخت می‌کند. در قولنامه قید کنید که فروشنده در فلان تاریخ باید مورد معامله را در ازای پرداخت مبلغی مشخص به خریدار تحویل دهد.
پس اگر فروشنده تا تاریخ مشخص‌شده به تعهد خود عمل نکند و مورد معامله را تحویل ندهد، ملزم به پرداخت وجه التزام به خریدار است. در این صورت معامله به‌طور کامل فسخ می‌شود، زیرا خریدار نمی‌تواند هم وجه التزام را دریافت کند و هم از فروشنده بخواهد مورد معامله را به‌طور کامل به او تحویل دهد. در صورتی که فروشنده سالخورده باشد، قبل از نوشتن قولنامه حتما از اداره‌ٔ محجورین استعلام آن فرد را بگیرید که تحت سرپرستی نباشد.
در صورتی که خانه در انحصار وراثت باشد، حتما برگه‌ٔ گواهی انحصار وراثت را بررسی کنید. چنانچه وکیل مالک خانه را می‌فروشد، حتما تاریخ گواهی وکالت و میزان وکالت او در خرید و فروش ملک را چک کنید. گاهی وکالت او فقط برای موارد خاصی است و شامل فروش خانه نمی‌شود. در صورت دقت نکردن در حد و حدود وکالت وکیل، بنگاه مسئول این خطا و کلاهبرداری است. اگر خریدار برای خرید خانه از چک‌های ضمانتی استفاده کرد، اول استعلام حساب او را بگیرید. بعد شماره‌ٔ تمامی چک‌ها را در قولنامه‌ٔ خانه قید کنید. ضمن این که در متن چک هم شماره قرارداد و شماره پلاک ثبتی را بنویسید. حتما باید در متن قرارداد ذکر شود در صورت وصول نشدن چک‌ها، معامله به طور کامل فسخ و وجه التزام به طرف مقابل پرداخت می‌شود. در صورت پرداخت نقدی خریدار، حتما از فروشنده رسید معتبر دریافت کنید.
اگر ملک چند مالک داشته باشد، باید همه‌ٔ مالکان زیر قولنامه‌ٔ خانه را امضا کنند. در قولنامه ذکر کنید اگر بعد از خرید خانه فرد دیگری ادعای مالکیت کرد، مسئولیت جبران خسارت به عهده‌ٔ فروشنده است. نوشتن تاریخ تحویل خانه در قرارداد الزامی است. حتما دو نفر قابل اعتماد از سوی دو طرف معامله به عنوان شاهد زیر قولنامه را امضا کنند. در نهایت باید مدارکی را هنگام تحویل ملک به خریدار ارائه دهید.
این مدارک شامل اصل و کپی قرارداد معامله بیع، پایان کار بیع موضوع دعوی، گواهی دفترخانه ثبت اسناد رسمی، دلیل پرداخت ثبتی، برگه استعلام ثبت املاک و صورت مجلس تفکیکی است. برای تنظیم قولنامه زمین روستایی شرایط متفاوت است. اغلب زمین‌های روستایی که بعضی قابل کشت نیز هستند، در متراژهای مختلف به صورت قولنامه‌ای به فروش می‌روند. تصرف‌کنندگان اراضی زراعی و بافت‌های خارج شهر، در صورتی که دست به تغییر کاربری بدون مجوز بزنند، مجرم شناخته می‌شوند. این کار غیر مجاز به از دست رفتن بخش عمده‌ٔ سرمایه‌ٔ فرد می‌انجامد. بنابراین لازم است که در هر مرحله استعلام و مجوزهای لازم را برای تغییر کاربری زمین به دست آورید.
برای قولنامه‌ٔ زمین روستایی اول استعلام‌های لازم از مراجع ذی صلاح راجع به هویت مالک و اسناد زمین را می‌گیرید. انتهای قولنامه زمین روستایی را بررسی کنید تا دارای مهر و امضای دهیاری و اعضای شورای روستا باشد. مطمئن شوید که زمین مصادره نشده باشد. برای این کار از اداره‌ٔ کشاورزی محدوده‌ٔ مورد نظر استعلام زمین را درخواست کنید. استعلام بعدی را باید از اداره منابع طبیعی بگیرید. این استعلام مشخص می‌کند که زمین مرتع نیست، دولتی نیست، مشکلات حقوقی مربوط به منابع طبیعی ندارد و در حریم رودخانه، سد، جنگل و غیره نیست. در قسمت توضیحات قولنامه وضعیت سند را به طور کامل با مدارک دیگرش تطابق دهید.
برای اطمینان بیشتر می‌توانید از اهالی روستا در مورد زمین و مالکان قبلی آن بپرسید و از دیگر اهالی استشهاد جمع کنید. غصبی بودن یا نبودن زمین، بدهی‌های احتمالی برای زمین، توقیفی بودن یا نبودن زمین، فروش مال غیر و دیگر موارد را با وسواس بررسی کنید. اگر زمین دارای چاه یا حق آب است، مجوزهای لازم آن را از مالک درخواست کنید. برای اینکه زمین مورد نظر در برنامه‌ٔ توسعه‌ٔ راه‌سازی نباشد، از اداره‌ٔ راه استعلام بگیرید. در مورد بقیه‌ٔ موارد قولنامه مانند استعلام‌های دیگر، چک، نحوه‌ٔ پرداخت، حق التزام و غیره نیز مانند شرایط قولنامه‌ٔ دیگر ملک‌ها عمل کنید.