به گزارش گروه سیاسی و بین‌الملل برنا، رئیس دفتر معاون اول رئیس‌جمهور در ادامه تأکید کرد: رئیس دفتر نباید انبوهی از اطلاعات خام را روی میز مدیر بگذارد، ارجاع نامه را معادل حل مسئله بداند یا دریافت یک پاسخ اداری را پایان کار تلقی کند.
وی افزود: همچنین نباید برای حفظ آرامش ظاهری، مشکلات را پنهان کند، اطلاعات را به سرمایه شخصی تبدیل کند، رویه‌های قدیمی را بدون ارزیابی ادامه دهد یا با دخالت در وظایف واحدها، دفتر را به گلوگاه جدیدی در سازمان تبدیل کند.
رئیس دفتر، سیستم عصبی سازمان است
کیانی با تشبیه رئیس دفتر به «سیستم عصبی سازمان» گفت: همان‌طور که سیستم عصبی پیام‌ها را میان مغز و اعضای بدن منتقل می‌کند، رئیس دفتر نیز باید میان مدیر ارشد و بدنه سازمان ارتباطی مؤثر برقرار کند.
وی افزود: رئیس دفتر حرفه‌ای باید جهت‌گیری مدیر را به اقدامات منسجم تبدیل کند، بازخورد اجرای تصمیم‌ها را به مدیر بازگرداند، مسائل را براساس اهمیت و فوریت اولویت‌بندی کند و گزینه‌ها و پیامد‌های هر تصمیم را روشن سازد.
دکتر کیانی همچنین بر ضرورت هماهنگ‌سازی واحدها، شناسایی به‌موقع موانع، پیگیری تصمیم‌ها تا تحقق نتیجه و استفاده از تجربه‌های اجرایی برای بهبود عملکرد سازمان تأکید کرد.
معیار موفقیت دفتر، تصمیم بهتر و اجرای سریع‌تر است
وی با بیان اینکه رئیس دفتر موفق باید کیفیت تصمیم‌گیری، سرعت اجرا و انسجام سازمانی را افزایش دهد، گفت: کارآمدی دفتر در روشن شدن اقدامات، پشتیبانی از تصمیم‌های مدیر و حفظ اعتماد و همکاری در سازمان آشکار می‌شود.
دکتر کیانی تأکید کرد: ارزش واقعی رئیس دفتر به تعداد مکاتبات، جلسات یا گزارش‌های تهیه‌شده نیست، بلکه به توانایی او در تبدیل جهت‌گیری‌های مدیریتی به اقدامات روشن، پیگیری‌پذیر و نتیجه‌بخش بستگی دارد.
وی در پایان خاطرنشان کرد: دفتر زمانی موفق است که تصمیم‌ها روشن‌تر، همکاری‌ها مؤثرتر و تعهدات محقق شوند و هماهنگی پایداری میان مدیر ارشد و بدنه سازمان شکل بگیرد.
انتهای پیام/