فرض کنید صبح یک روز کاری، ارتباط با اینترنت بین‌الملل قطع شده و مشتری پشت باجه منتظر است. اگر دفتر حساب صرافی روی سروری بیرون از کشور باشد، کار عملاً می‌ایستد. برای همین، انتخاب میان نرم‌افزار آنلاین و نصبی دیگر یک جزئیات فنی نیست و بخشی از مدیریت ریسک است؛ این راهنما گزینه‌ها را کنار هم می‌گذارد.
در انتخاب نرم افزار مدیریت صرافی، معمولاً فرم‌ها، گزارش‌ها و سرعت ثبت سند بررسی می‌شود. کمتر پیش می‌آید کسی بپرسد دیتا دقیقاً کجا نگهداری می‌شود و اگر مسیر رسیدن به آن بسته شود، چه پیش می‌آید. این سؤال اغلب در همان روز قطعی مطرح می‌شود؛ یعنی وقتی دیگر دیر شده است.
برای فهم موضوع، کافی است زنجیرهٔ دسترسی دنبال شود. اپراتور مرورگر یا گوشی را باز می‌کند؛ درخواست او از شبکهٔ داخلی دفتر می‌گذرد، به اینترنت می‌رسد و سرانجام به سروری می‌رسد که دیتا روی آن است. هر حلقه از این زنجیره، یک نقطهٔ احتمالی شکست است.
وقتی سرور بیرون از کشور است، اینترنت بین‌الملل هم جزو زنجیره است و قطعی آن کل کار را متوقف می‌کند. وقتی سرور داخل کشور است، زنجیره کوتاه‌تر می‌شود. و وقتی دستگاه در خود دفتر است، زنجیره به شبکهٔ محلی محدود می‌ماند.
روی دیگر سکه، مالکیت است. هر کس سرور را در اختیار دارد، عملاً به دیتا هم دسترسی دارد. برای صرافی، این دیتا چند جدول ساده نیست؛ فهرست مشتریان، مانده‌ها و سابقهٔ همهٔ معاملات است. همین است که محل اجرا و مالکیت دیتا را باید یک‌جا بررسی کرد.
به‌طور کلی، یک نرم‌افزار تحت وب را می‌توان در یکی از این چهار حالت اجرا کرد:
• ابر بیرون از کشور: نگهداری سرور با سازنده است و صرافی درگیر سخت‌افزار نمی‌شود؛ در عوض با قطع اینترنت بین‌الملل، دسترسی از داخل کشور از دست می‌رود.
• سرور داخل ایران: صرافی همچنان درگیر سخت‌افزار نیست و در قطعی اینترنت بین‌الملل هم دسترسی از داخل برقرار می‌ماند.
• سرور خود صرافی: کنترل فیزیکی دیتا کاملاً در دست صرافی است؛ بهایش این است که نگهداری و امنیت سرور هم بر عهدهٔ خود اوست.
• دستگاه محلی در دفتر: کمترین وابستگی را دارد و حتی بدون اینترنت هم کار می‌کند؛ در عوض، نگهداری دستگاه و دسترسی از بیرون دفتر بر عهدهٔ خود صرافی است.
هیچ‌کدام از این مدل‌ها برای همهٔ دفترها پاسخ یکسانی نیست. صرافی‌ای که بیشتر با طرف‌های خارجی کار می‌کند ملاحظاتی دارد و دفتری که نگران قطعی است، ملاحظاتی دیگر. نکتهٔ کلیدی این است که نرم‌افزار حق انتخاب بدهد، نه اینکه یک مدل را تحمیل کند.
نکستو، نرم‌افزار مدیریت صرافی تحت وب، بر همین اساس هر چهار مسیر را پیش روی صرافی می‌گذارد: اجرا روی ابر نکستو؛ روی سرور داخل ایران که در قطعی اینترنت بین‌الملل هم کار می‌کند؛ روی سرور خود صرافی؛ یا روی «جعبهٔ نکستو»، مینی‌کامپیوتری که در دفتر قرار می‌گیرد و بدون اینترنت هم کار می‌کند. شرح هر حالت، از جمله اجرای نرم افزار صرافی با سرور ایران، در سایت نکستو آمده است.
محل اجرا فقط نیمی از بحث مالکیت است. نیم دیگر این است که صرافی هر وقت بخواهد، نسخه‌ای از دیتای خودش را در دست داشته باشد و اگر روزی تصمیم به رفتن گرفت، دیتا هم با او برود.
دو نشانه برای سنجش این موضوع وجود دارد. اول، بکاپ: آیا نسخهٔ پشتیبان خودکار گرفته می‌شود و آیا جایی ذخیره می‌شود که در اختیار خود صرافی است؟ دوم، باز بودن دیتابیس: آیا دیتا در قالبی قفل‌شده نگه داشته می‌شود که فقط از راه همان نرم‌افزار خواندنی باشد؟
در نکستو بکاپ خودکار روزانه گرفته می‌شود و حتی می‌تواند روی گوگل‌درایو یا دراپ‌باکسِ خود صرافی ذخیره شود. دیتابیس هم قفل نیست؛ یعنی دیتا گروگان نرم‌افزار نمی‌ماند.
مالکیت یک بعد درونی هم دارد: اینکه در خود دفتر، چه کسی به چه چیزی دسترسی دارد. در این سیستم، دسترسی هر کاربر تا سطح یک گزارش یا یک حساب مشخص قابل تنظیم است. اصلاح سند هم با ردپا و لاگ تغییرات انجام می‌شود، نه ویرایش بی‌رد؛ پس هر تغییری اثری از خود به جا می‌گذارد.
تعریف کاربران و نقش‌ها؛ دسترسی هر کاربر جدا تنظیم می‌شود (دیتای نمایشی)
نگرانی رایج در تعویض نرم‌افزار این است که سال‌ها سابقه پشت سر بماند یا ورود دوبارهٔ آن، کار روزمره را مختل کند. همین نگرانی گاهی صرافی را سال‌ها پای ابزاری نگه می‌دارد که دیگر با شرایطش جور نیست.
تیم نکستو سوابق نرم‌افزار قبلی، شامل حساب‌ها، مشتریان، معاملات و اسناد را کامل و رایگان منتقل می‌کند و گزارش تطبیق ریال‌به‌ریال تحویل می‌دهد. نتیجه این است که صرافی از روز اول با ماندهٔ تراز کار را ادامه می‌دهد و نیازی به زدن سند افتتاحیه ندارد. به این ترتیب، تغییر محل اجرا یا تعویض نرم‌افزار به معنای از دست دادن گذشته نیست.
دفتر کل تراز به تفکیک ارز در نکستو (دیتای نمایشی)
نرم افزار صرافی آنلاین بهتر است یا نصبی؟
هیچ‌کدام برای همهٔ دفترها برتری مطلق ندارد. نرم‌افزار تحت وب از گوشی و هر جای دیگر در دسترس است و درگیری سخت‌افزاری ندارد؛ اجرا روی سرور یا دستگاه خود دفتر، وابستگی به اینترنت را کمتر می‌کند. در نکستو همان نرم‌افزار تحت وب را می‌شود هم روی ابر یا سرور داخل ایران و هم روی سرور خود صرافی یا جعبهٔ نکستو در دفتر اجرا کرد.
اگر اینترنت بین‌الملل قطع شود، دسترسی به دفتر حساب چه می‌شود؟
پاسخ به محل سرور بستگی دارد. سروری که بیرون از کشور است از داخل در دسترس نمی‌ماند؛ سرور داخل ایران در قطعی اینترنت بین‌الملل هم کار می‌کند و اجرا روی سرور یا دستگاه خود دفتر، وابستگی به اینترنت را از این هم کمتر می‌کند.
قطعی اینترنت را نمی‌شود پیش‌بینی کرد، اما می‌شود برایش آماده بود. پیش از انتخاب نرم‌افزار، سه سؤال کافی است: کجا اجرا می‌شود، در قطعی چه می‌شود و دیتا دست کیست. برای دیدن پاسخ‌ها در عمل، دموی رایگان نکستو با دیتای نمونه در دو دقیقه آماده می‌شود.