به گزارش گروه اقتصادی خبرگزاری برنا، بانک مرکزی در بخشنامه ای، نسخه جدید آئین نامه مدت و طرز نگهداری اوراق بازرگانی، اسناد و دفاتر بانک‌ها را به منظور به کارگیری روش‌های جدید نگهداری اسناد با بهره‌گیری از فن‌آوری‌های نوین را به شبکه بانکی ابلاغ کرد.
در این بخشنامه آمده است: «همانگونه که استحضار دارند؛ به موجب بند «و» ماده (۳۳) قانون پولی و بانکی کشور مصوب ۱۸ تیرماه ۱۳۵۱، «مدت و طرز نگاهداری اوراق بازرگانی و اسناد و دفاتر بانک‌ها به صورت عین و همچنین طرز تبدیل آن‌ها به عکس یا فیلم یا نظایر آن به موجب آیین‌نامه‌ای که به تصویب شورای پول و اعتبار خواهد رسید تعیین خواهد شد و این قبیل عکس‌ها و فیلم‌ها و نظایر آن در دادگا‌ه‌ها پس از گذشتن مدت‌های مقرر در آیین‌نامه، حکم اصول اسناد را خواهند داشت.» بر همین اساس «آیین‌نامه مدت و طرز نگاهداری اوراق بازرگانی، اسناد و دفاتر بانک‌ها» اولین بار در سال ۱۳۵۳ تدوین و پس از تصویب در جلسه مورخ ۱۳۵۳.۱۲.۶ شورای پول و اعتبار به شبکه بانکی کشور ابلاغ شد. سپس آیین‌نامه مذکور در سال ۱۳۸۹ و با توجه به تغییر و تحولات فراوان محیطی به ویژه در زمینه فناوری‌های نوین اطلاعاتی و مشکلات نگهداری حجم انبوه اسناد فیزیکی و تأمین مکان نگهداری آن‌ها، مورد بازنگری قرار گرفت و در یک‌هزار و یک‌صد و چهاردهمین جلسه مورخ ۱۳۸۹.۳.۲۵ شورای پول و اعتبار تصویب شد و نسخه اصلاحی جایگزین ویرایش قبلی آیین‌نامه گردید و طی بخشنامه شماره ۸۹.۸۰۲۲۳ مورخ ۱۳۸۹.۴.۱۵به شبکه بانکی کشور ابلاغ شد.
متعاقباً، با عنایت به بازخوردهای واصله از سوی شبکه بانکی کشور در خصوص مشکلات نگهداری حجم انبوه اسناد فیزیکی و نیز هزینه‌های سنگین تهیه میکروفیلم و لزوم پیش‌بینی روش‌های جدید نگهداری اسناد با بهره‌گیری از فن‌آوری‌های نوین، اصلاح آیین‌نامه مذکور با رویکرد تهیه تصاویر دیجیتالی از اسناد کاغذی با امضای دیجیتال با استفاده از توکن نماد (نظام مدیریت امنیت داده‌ها) و ملحوظ نظر داشتن تدابیر و ملاحظات امنیتی کافی در دستور کار قرار گرفت و نسخه جدید آیین‌نامه مزبور تدوین شد. اصلاحیه آیین‌نامه یاد شده متضمن هفت فصل و ۱۸ ماده و ۱۰ تبصره در یک هزار و دویست و هجدهمین جلسه مورخ ۱۳۹۵.۳.۱۱شورای پول و اعتبار مطرح و مورد تصویب قرار گرفت که نسخه‌ای از آن به جهت استحضار به پیوست تقدیم است:
اهم وجوه افتراق نسخه جدید «آیین‌نامه مدت و طرز نگاهداری اوراق بازرگانی، اسناد و دفاتر مؤسسات اعتباری» با ویرایش قبلی آن، به شرح زیر است:
۱. اضافه کردن روش نگهداری اسناد به صورت «سوابق الکترونیکی مطمئن» بر اساس سازوکار مندرج در قانون تجارت الکترونیک، در جهت کاهش هزینه نگهداری فیزیکی اسناد و اوراق مذکور توسط مؤسسات اعتباری؛
۲. کاهش حداقل مدت زمان نگهداری عین اسناد سطوح دوم، سوم، چهارم به ترتیب از ۱۰، ۵ و ۳ سال به ۵، ۳ و ۲ سال؛
۳. منوط کردن امحاء عین اسناد سطوح دوم، سوم، چهارم و پنجم، به تبدیل این اسناد به میکروفیلم و یا سوابق الکترونیکی مطمئن؛
۴. افزایش مدت زمان نگهداری عین اسناد سطوح دوم، سوم، چهارم و پنجم، به ترتیب به مدت ۱۵، ۱۲، ۱۰ و ۸ سال در صورت عدم تبدیل اسناد به میکروفیلم و یا سوابق الکترونیکی مطمئن؛
۵. مجاز بودن امحاء میکروفیلم‌ها و سوابق الکترونیکی مطمئن پس از گذشت ۲۰ سال از مدت‌های مقرر در آیین‌نامه.
• با عنایت به موارد مذکور، خواهشمند است دستور فرمایند مراتب به قید تسریع به کلیه واحدهای ذی‌ربط آن بانک/مؤسسه اعتباری غیربانکی ابلاغ و بر حسن اجرای آن تأکید و نظارت کافی به عمل آید. همچنین مقتضی است ترتیبی اتخاذ شود تا نسخه ای از بخشنامه ابلاغی به واحدهای ذ یربط، به مدیریت کل نظارت بر بانک ها و مؤسسات اعتباری این بانک ارسال شود.»