قابلیت‌های جدید و بی رقیب نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر

سازمان‌های امروزی برای مدیریت و نظم بخشیدن به اسناد متنوعی که مورد استفاده قرار می‌دهد، نیاز به ابزارها و سازوکارهای مناسب دارند. ابزارهایی که برای این هدف مورد استفاده قرار می‌گیرد، نرم‌افزارهای مدیریت مستندات یا همان نرم افزارهای بایگانی اسناد است. در ادامه به معرفی این نرم‌افزارها و یکی از نمونه‌های موفق آنها در ایران می‌پردازیم.

نرم افزار مدیریت مستندات چیست و چرا اهمیت دارد؟

نرم افزارهای مدیریت مستندات (DMS) که با عنوان نرم افزارهای بایگانی هم شناخته می‌شوند، ابزارهایی هستند که امکاناتی را برای جمع‌آوری، طبقه‌بندی، ذخیره‌سازی و حفاظت از اسناد سازمانی در اختیار شما قرار می‌دهند. در حالیکه در گذشته، فرآیند بایگانی اسناد به صورت دستی و کاعذی توسط واحدهای بایگانی یا دبیرخانه انجام می‌شد، با استفاده از این نرم افزارها شما می‌توانید تمامی مراحل بایگانی را به صورت دیجیتالی و با سرعت بالا انجام دهید.

کافیست تا اسناد و اطلاعات خود را به فرمت دیجیتالی تبدیل کنید. در این صورت می‌توانید بدون نیاز به جستجو در میان قفسه‌های متعدد، در هر زمان به شکلی ایمن و آسان به آنها دسترسی داشته باشید. مهم‌ترین مزیت این نرم افزارها، در کنار کاهش هزینه و صرفه‌جویی در زمان، این است که از طریق فراداده‌ها، امکان طبقه‌بندی، شناسایی و بازیابی اسناد را فراهم می‌کنند. در مقابل، ناکارآمدی در ذخیره‌سازی و بازیابی مستندات سازمانی، می‌تواند منجر به اتلاف زمان شده و هزینه زیادی را بر سازمان‌ها تحمیل کند.

برخی از سایر مزایای استفاده از نرم افزارهای مدیریت مستندات سازمانی عبارتند از: افزایش بهره وری، بهبود سازماندهی اسناد، تسهیل کار گروهی، کمک به رعایت بهتر قوانین، کاهش هزینه‌ها و خطاهای انسانی، بهبود نظارت بر گردش اسناد و تسریع دسترسی به اطلاعات.

معرفی نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر

یکی از محبوب‌ترین نرم افزارهای بایگانی در ایران که توسط برخی از بزرگترین سازمان‌ها و کسب و کارهای ایرانی استفاده می‌شود، زیرسیستم مدیریت مستندات فراگستر است. این نرم افزار دارای امکانات متنوعی برای تسهیل بایگانی، طبقه بندی و مدیریت اسناد سازمانی است. در ادامه این امکانات را در 2 دسته امکانات مربوط به کتابخانه اسناد و امکانات مربوط به گردش و فرآیندهای مستندات بررسی می‌کنیم.

1. امکانات کتابخانه اسناد

اولین قسمتی که در این نرم‌افزار با آن روبرو می‌شوید، کتابخانه اسناد است. این بخش امکاناتی را در اختیار شما قرار می‌دهد که به کمک آن می‎توانید اسناد و مدارک سازمانی خود را مطابق نیازهایتان چیده و استفاده کنید.

• مهم‌ترین قابلیت کتابخانه اسناد، امکان تعریف درختواره پوشه‌ها و پرونده‌های بایگانی بر مبنای نیازهای سازمان شماست.
• امکان تعریف نوع سند، گروه فرایندی سند و مکان قرارگیری سند.
• امکان تگ‌گذاری مستندات و در نتیجه پیدا کردنشان صرف‌نظر از محل قرارگیری آنها در درختواره پرونده‌ها.
• امکان تعیین سطح دسترسی هر یک از کاربران و واحدهای سازمان به هر یک از پوشه‌های بایگانی.
• امکان تعیین دسترسی موقت به پرونده‌ها و اسناد داخل آنها: به عنوان نمونه، حالتی را فرض کنید که لازم است پرونده‌ای در اختیار یک بازرس یا حسابرس قرار بگیرد. با این قابلیت می‌توانید برای چند روز به این افراد دسترسی موقت به پرونده‌های مورد نظرشان را بدهید. پس از اتمام این مدت، پرونده‌ها به طور خودبخود برای افراد مذکور غیرقابل دسترس می‌شوند.
• امکان جابجایی پرونده‌ها در میان پوشه‌های درختواره.
• امکان جابجایی اسناد در میان پرونده‌ها.
• امکان تغییر وضعیت اسناد به پیش‌نویس یا تاییدشده.
• امکان تعیین تاریخ انقضاء برای اسناد: بسیاری از اسناد هستند که اعتبار آن‌ها مدت‌دار است. در این نرم‌افزار شما می‌توانید تاریخ انقضاء (مثلاً 2 ساله) برای یک سند مشخص کنید. به این ترتیب، این سند بعد از 2 سال بطور خودکار وارد پوشه‌ای به نام اسناد منقضی شده و به شما گزارش داده می‌شود.
• امکان نگهداری نسخ مختلف سندها و برگرداندن آنها به نسخ قبلی در صورت تمایل: به عنوان مثال یک سند قرارداد فروش، ممکن است در نتیجه اصلاحات و تغییرات دارای 15 نسخه باشد، اما در آخرین نسخه ایرادی وجود داشته باشد. با این قابلیت شما می‌توانید سند را به نسخه قبلی برگردانید.
• امکان قفل سند (Check-out) هنگام ویرایش آن: انجام اینکار باعث می‌شود تا حتی افرادی که دسترسی عمومی به سند مورد نظر دارند، نتوانند تغییراتی در سند ایجاد کنند و باعث حذف یا گم شدن اصلاحات افراد مختلف نشوند.

• امکان فکس کردن یا ایمیل کردن اسناد مستقیماً از زیرسیستم مدیریت مستندات.
• امکان دریافت گزارش از سندهای جدید اضافه شده و گزارش از تغییرات و ویرایش‌های سندهای قدیمی.

2-1- فناوری‌های هوش مصنوعی بکاررفته در مدیریت مستندات فراگستر

قابلیت‌های کتابخانه اسناد در نرم‌افزار مدیریت مستندات فراگستر به موارد فوق محدود نبوده و شامل استفاده از فناوری‌های هوش مصنوعی زیر نیز می‌شود:

• OCR فارسی

نرم افزار OCR فارسی فراگستر ، ابزاری است در کنار زیرسیستم مدیریت مستندات، به شما امکان می‌دهد تا بطور خودکار تصاویر تمامی اسناد خود را به متون قابل جستجو تبدیل کنید. به این ترتیب خواهید توانست تا فوراً اطلاعات مورد نیازتان را در میان انبوهی از اسناد پیدا کنید.

• اصلاح و نویزگیری تصاویر بدنه اسناد

قابلیت دیگر نرم‌افزار مدیریت مستندات فراگستر، قابلیت اصلاح و نویزگیری تصاویر اسناد است که زمانی که تصویر یک سند را بارگذاری کرده و یا آن را اسکن می‌کنید، سیستم با استفاده از الگوریتم‌های هوش مصنوعی کیفیت آنها را افزایش داده و حجمشان را کاهش می‌دهد.

1. امکانات مربوط به فرآیندهای حوزه مستندات

بخش دیگر امکانات این نرم‌افزار که به ندرت می‌توانید در سایر نرم افزارهای بایگانی پیدا کنید، در ارتباط با فرآیندهای حوزه مستندات سازمانی و به گردش انداختن آنها در سازمان است. به عنوان نمونه، مزیت بزرگ این نرم افزار نسبت به رقبا این است که به شما امکان می‌دهد اسناد بایگانی شده را مستقیماً از داخل این نرم افزار برای مخاطب خود ارسال کنید. بنابراین اگر مخاطبان شما دسترسی به سیستم مدیریت مستندات نداشته باشد، می‌توانید بدون نیاز به دادن دسترسی سامانه به آنها، سند را با محدودیت و زمان‌بندی مورد نظر خود، در اختیارشان قرار دهید. به همین شکل، شما می‌توانید اسناد بایگانی شده را برای اخذ تایید یا اضافه کردن اطلاعات به آنها، در سازمان به گردش بیندازید.

از سوی دیگر، این نرم افزار می‌تواند فرم‌ها را نیز همانند سایر فایل‌ها، عکس‌ها و PDF ها، بایگانی کند. ترکیب این قابلیت با امکان به گردش انداختن اسناد بایگانی در سازمان، شما را از گردش و جمع‌آوری دستی فرم‌هایی که نیاز به بایگانی دارند، بی‌نیاز می‌کند. به طوری که به جای جمع‌آوری دستی فرم‌های پرشده و اسکن آنها، می‌توانید فرم‌های خام را از ابتدا در داخل این سامانه تعریف کرده و آن را میان کاربران اتوماسیون و سایر اعضای سازمان به گردش بیندازید. پس از پرشدن این فرم‌ها و دریافت امضاها و تاییده‌هایشان، فرم‌ها به طور خودکار در پوشه‌ای که برایشان تعیین کرده‌اید، بایگانی خواهند شد. این فرم‌ها می‌توانند فرم‌های ارزیابی، فرم‌های ثبت اقدام اصلاحی، فرم‌های ترنسمیتال‌ها و هر فرم دیگری باشند. البته برای طراحی این فرم‌ها به نرم‌افزار فرم ساز فراگستر نیر احتیاج خواهید داشت.

سخن پایانی

نرم افزارهای بایگانی، امکان جمع‌آوری، طبقه‌بندی و مدیریت اسناد و اطلاعات سازمانی را برای شما فراهم می‌کند. زیرسیستم مدیریت مستندات فراگستر یکی از بهترین نمونه‌های ایرانی این نرم‌افزارهاست که به شما امکان می‌دهد اسناد و اطلاعات سازمان خود را با کمترین هزینه‌، بالاترین سرعت و بیشترین امنیت، در اختیار افراد مربوطه قرار دهید. برای آشنایی بیشتر با قابلیت‌های این محصول و دریافت دمو و مشاوره رایگان از کارشناسان فراگستر می‌توانید با شماره 42623-021 تماس برقرار کرده و یا به نشانی www.faragostar.net مراجعه نمایید.

محتوای این مطلب تبلیغاتی است و توسط سفارش‌دهنده، تهیه و تنظیم شده است