اتمام پروژه آرشیو الکترونیکی پرونده ها در شهرداری منطقه یک همدان

به گزارش خبرنگار برنا از همدان، شهرداری منطقه یک همدان در ابتدای سال گذشته فرآیند الکترونیکی کردن تمامی آرشیو اسناد و مدارک موجود را آغاز کرد و هم اکنون پس از یکسال تمامی پرونده های شهروندان در این منطقه که بیش از چهار میلیون برگه بوده است به صورت الکترونیکی ثبت و ضبط شده است.

مسعود دهبانی صابر مدیر منطقه یک شهرداری با اشاره به اینکه حفظ و حراست از پرونده های شهروندان امری مهم و ضروری است عنوان کرد همواره یکی از دغدغه های مهم، وجود سیستمی مناسب جهت ثبت و ضبط این پرونده ها بوده است که به همین جهت شهرداری منطقه یک به عنوان پیشگام در شهرداری همدان پروژه آرشیو الکترونیکی اسناد و مدارک را در سال گذشته با اعتباری 6.25 میلیارد ریالی آغاز کرد.

وی هدف از اجرای این پروژه را ایجاد فایل های دیجیتالی جهت پشتیبانی از پرونده های فیزیکی و حفظ اسناد و مدارک مربوط به پرونده ها در قبال حوادث طبیعی و غیرطبیعی و نیز جهت استفاده در سیستم های مکانیزه شهرداری با هدف حذف گردش دستی و فیزیکی پرونده ها دانست که بدین ترتیب هرگونه سوء استفاده های احتمالی نیز جلوگیری شده و ایجاد امنیت و دسترسی آسان به پرونده های موجود افزایش می یابد.

مدیر منطقه یک با عنوان اینکه پرونده ها در شش دسته نوسازی، شهرسازی، کمیسیون ماده صد، کمسیسون ماده هفتاد و هفت، کسب و پیشه و توافق دسته بندی شده اند مطرح کرد چهار میلیون و صد و هشتاد هزار برگ پرونده در طی مدت سیزده ماه از اجرای این پروژه به صورت الکترونیکی آرشیو شده اند که بیشترین تعداد آنها مرتبط با پرونده های نوسازی با بیش از 3 میلیون برگ بوده است.

وی با بیان اینکه این پروژه شامل دو بخش فیزیکی و سیستمی بوده است گفت در بخش فیزیکی عملیات عمرانی جهت ایجاد مکانی مناسب و ایمن برای پرونده ها با استفاده از بهترین مصالح اجرا شده است و همچنین در بخش سیستمی کیفیت بالای تصاویر و نقشه های اسکن شده را یکی از نقاط قوتی دانست که در این پروژه لحاظ شده است و با اجرای این پروژه عملا گردش فیزیکی اسناد و پرونده ها به صفر خواهد رسید.

دهبانی صابر افزود همچنین صحت سنجی و اعتبارسنجی تمامی مدارک و پرونده ها بر عهده کارشناسان حراست شهرداری همدان بوده است تا بتوان به تمامی شهروندان همدانی اطمینان خاطر داد که با اجرای این پروژه از پرونده‌ها به نحو احسن مراقبت شده و حقوق آنان رعایت شده است.

مدیر منطقه یک سرعت بالای این پروژه را از ویژگی های بارز آن دانست و عنوان کرد روزانه به طور متوسط بیش از هفت هزار برگ توسط هر فرد اسکن و بایگانی شده است که با توجه به مشکلات زیادی که در اجرای این پروژه از قبیل شیوع ویروس کرونا و کاهش نیروها، کیفیت نامناسب اوراق قدیمی، چیدمان نامناسب و بایگانی های گذشته و... وجود داشته است بی نظیر است.

وی همچنین از ایجاد واحد امور آرشیو اسناد منطقه خبر داد و اظهار کرد در این واحد تمامی اسناد به صورت سیستمی و فیزیکی دسته بندی شده هستند و همچنین در تلاش هستیم تا سیستم یکپارچه سازی نیز با سرعت عمل زیاد اجرا شود تا تمامی خدمات شهروندان به صورت الکترونیکی قابل انجام باشد.

مدیر منطقه یک در انتها از شهردار همدان که از این پروژه حمایت و پشتیبانی بسیاری داشتند، همچنین مدیر پروژه، معاونت برنامه ریزی و توسعه سرمایه انسانی، مدیریت حراست، سازمان آمار و فناوری اطلاعات و تمامی همکارانی که در این پروژه زحمت کشیدند تقدیر و تشکر کرد.