چرا مدیریت پروژه برای سازمان ها مهم است؟

به گزارش برنا، برای بیان میزان اهمیت مدیر پروژه و نرم افزار مدیریت پروژه برای سازمان‌ها، ابتدا باید به بیان معنای مدیریت بپردازیم تا به مفهوم واحد و مشترکی از کلیدواژه‌های مورد استفاده در این مطلب برسیم. مدیریت به زبانی ساده، چیزی جز به انجام رساندن یا به موفقیت رساندن یک فعالیت نیست. به عبارت دیگر ما هدفی داریم که می‌خواهیم به آن برسیم و در مورد راه‌های انجام آن فعالیت تصمیم می‌گیریم.

حتی اگر بخواهیم کارهای روزانه خود را با موفقیت به پایان برسانیم، نیاز به مدیریت درست داریم. به عنوان مثال: یک زن خانه‌دار را تصور کنید، او صبح‌ خود را با آماده کردن صبحانه برای بچه‌ها و همسرش شروع می‌کند و در ادامه اگر شاغل نباشد به نظافت منزل و پخت‌وپز می‌پردازد. هدف او در طول روز تقسیم انرژی، زمان و درست انجام دادن آن فعالیت‌هاست که به‌طور کلی به مدیریت اشاره دارد.

مدیریت پروژه:

تنها  ۲.۵درصد از شرکت‌ها  ۱۰۰درصد پروژه‌های خود را با موفقیت انجام می دهند! دلیل این آمار کم در موفقیت، مدیریت پروژه نادرست است.

مدیریت پروژه به معنای تقسیم پروژه به بخش‌های کوچکتر (وظایف) و واگذاری آن وظایف به اعضای تیم است. تکمیل این وظایف کوچک منجر به تکمیل گام‌به‌گام بخش پروژه و رسیدن به هدف نهایی، یعنی همان انجام پروژه می‌شود. بدون مدیریت درست، پروژه هیچ وقت تمام نخواهد شد. ایجاد مسئولیت در تیم سخت خواهد بود و حتی سخت‌تر خواهد شد که تیم را در همان مسیر و جهت تعریف شده نگه دارید.

بر اساس مطالعه‌ی PWC،  ۹۷درصد از سازمان‌ها بر این باورند که مدیریت پروژه برای کارآیی و موفقیت سازمانی حیاتی است. همین مطالعه همچنین نشان داد که  ۴۴درصد از مدیران پروژه از هیچ نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ای استفاده نمی‌کنند، در صورتی که استفاده از هرگونه نرم‌افزار می‌تواند به بهبود عملکرد و رضایت پروژه بیانجامد.

با این وجود باور به مدیریت پروژه، مهم است ولی اجرا و پیاده‌سازی آن، چیز دیگری است. تفکر رایج این است که «آیا نمی‌توانیم تیم را برای انجام کار توجیه کنیم و هرکس خودش انجام آن‌ کارها را مدیریت کند، این کار می‌تواند بسیار ارزان‌تر باشد.» برای مدیریت یک پروژه، شما نیاز به یک مدیر پروژه دارید. عموماً می‌دانند که این مدیر می‌تواند به آنها کمک کند اما نمی‌دانند که آیا واقعاً به نرم‌افزار مدیریت پروژه نیاز دارند یا خیر.

بنابراین اگر به این فکر می کنید که آیا استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه یا مدیر پروژه به شما کمک می‌کند یا فقط بار اضافی بر سازمان شما خواهد بود، در این مقاله، میزان اهمیت این دو موضوع را همراه شما بررسی خواهیم کرد.

اهمیت مدیریت پروژه برای یک سازمان:

۱- همراستایی استراتژیک:

مارک لنگلی، رئیس و مدیر عامل PMI، می‌گوید: «اگر سازمان شما در مدیریت پروژه خوب نیست، در نهایت در معرض خطر قرار خواهید گرفت.»

هم راستایی استراتژیک، فرآیند پیوند دادن ساختار سازمان با اهداف نهایی سازمان است. تمام مشتریانی که پروژه‌ای به شما می‌دهند، اهداف مشخصی برای سازمان خود دارند و این پروژه‌ها گامی برای رسیدن به آن اهداف است. مدیریت پروژه در اینجا از آن رو اهمیت پیدا می‌کند که می‌تواند وظایف را به گونه‌ای تنظیم کند که پروژه با استراتژی مورد نظر مشتری نیز همراستا باشد. در واقع یک مدیر پروژه اطمینان حاصل می‌کند که پروژه همسویی و هم راستایی استراتژیک سازمان مربوطه را محقق می‌کند.

۲-اهداف را مشخص نمایید:

مدیریت پروژه برنامه اجرایی مناسبی را برای دستیابی به اهداف استراتژیک ارائه می‌دهد. اگر کار مدیریت را به تیم خود بسپارید، خواهید دید که:

•  هیچ پاسخگویی وجود نخواهد داشت
•  تیم بدون هیچ توضیح مناسبی کار می‌کند
•  می‌تواند عدم تمرکز ایجاد کند
•  ممکن است به دلیل عدم وجود اهداف روشن و مشخص، شرح پروژه مناسبی وجود نداشته باشد
•  و پروژه می‌تواند با بروز هر گونه خطر، به مشکل برخورد.

 فقدان اهداف مشخص، شایع‌ترین دلیل شکست پروژه ها است.

یک مدیر پروژه با استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌تواند با مدیریت و تحلیل درست پروژه و تقسیم آن به وظایف کوچک‌تر، به تیم در انجام به موقع وظایف‌شان کمک کند و از بروز چنین شرایطی جلوگیری نماید.

کار به بخش‌های کوچک تقسیم می‌شود و تکمیل این وظایف منجر به تکمیل پروژه می‌شود. یک مدیر کارآمد ریسک‌ها را پیش‌بینی می‌کند و در صورت بروز هر گونه خطر بدون ایجاد تاخیر در پروژه، می‌تواند آن را حل کند.

۳-رهبری:

مدیر پروژه مانند رهبری است که هدفش تکمیل پروژه در زمان و با بودجه‌ای مشخص است. انجام یک پروژه بدون مدیریت و نرم‌افزار مدیریت پروژه مانند دریانوردی با کشتی دزدان دریایی بدون کاپیتان جک اسپارو و قطب نماست. بدون رهبر، ملوانان به درستی نمی‌دانند که چه کاری باید انجام دهند. رهبر تیم را هدایت می‌کند و به آنها کمک می‌کند تا بهترین کار خود را به نمایش بگذارند. مدیریت پروژه، رهبری، انگیزه و چشم انداز را نمایان می‌کند، موانع راه را برطرف می‌نماید و در صورت لزوم برای تیم الهام بخش است.

مدیر تضمین می‌کند که در پروژه مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی وجود دارد. آنها تیم را در مسیری که تعیین شده است نگه می‌دارند، زیرا در نهایت کاری که تیم انجام می‌دهد منجر به موفقیت یا شکست پروژه می‌شود.

۴-برنامه‌ریزی

در یک تحقیق مشخص شد که میانگین هزینه اضافه شده پروژه‌ها از پیش‌بینی اولیه تا ۲۷ درصد بیشتر است و همچنین نزدیک به۷۰ درصد اضافه‌کاری در برنامه زمان‌بندی بوجود می‌آید. این به دلیل عدم برنامه‌ریزی صحیح است. مدیریت پروژه اطمینان حاصل می‌کند که اطلاعات مناسب از بودجه، منابع مورد استفاده و مدت زمان تکمیل پروژه در اختیار سازمان و مشتریان قرار بگیرد. بدون مدیریت پروژه مناسب، اهدافی غیر واقعی تعیین می‌شود که در نهایت منجر به تاخیر در انجام یا صرف بودجه‌ی بیش از حد برای پروژه‌ها می‌گردد.

۵-کاهش هزینه‌ها و کنترل کیفیت:

در سال ۲۰۱۸، بر اساس گزارش PMI، ۱۰ درصد از هر دلار سرمایه‌گذاری شده به دلیل عملکرد ضعیف پروژه هدر رفت بوده و این یعنی ۹۹ میلیون دلار برای هر یک میلیارد دلار سرمایه گذاری.

مدیریت پروژه با استفاده‌ی بهینه از منابع، بهبود کارایی و کاهش ریسک، هزینه‌های پروژه را کاهش می‌دهد و این بهینه‌سازی با کمک نرم‌افزار مدیریت پروژه به مراتب راحت‌تر و اصولی‌تر انجام خواهد گرفت. بنابراین، حتی با هزینه‌های اضافی در یک پروژه مدیریت شده، شما سود بیشتری خواهید برد.

از آنجایی که تحویل آنچه به مشتری وعده داده شده اهمیت دارد، مدیر پروژه اطمینان حاصل می‌کند که کیفیت محصولات قابل تحویل، در حد مطلوب باقی می‌ماند.

پایان بندی

با نبود مدیریت صحیح پروژه:

• مشتریان و تیم آگاهی کافی از اهداف نخواهند داشت
• هیچ‌کس پاسخگوی مناسبی نخواهد بود
• احتمال شکست پروژه زیاد می‌شود و...

 بنابراین، مشتری و تیم در معرض خطر جدی قرار می‌گیرند اما یک نرم‌افزار مدیریت پروژه عالی می‌تواند شما را به موفقیتی که سزاوار آن هستید برساند.

در نهایت مدیریت پروژه امروزه با آنچه در یک دهه گذشته بوده کاملاً متفاوت شده است. با معرفی نرم افزار مدیریت پروژه ابری، تیم های پروژه دیگر به موقعیت جغرافیایی یا مقررات خسته کننده دپارتمان مربوطه محدود نمی‌شوند. نرم افزار مدیریت پروژه تمام داده‌ها را متمرکز می‌کند و به کاربران امکان می‌دهد پیشرفت پروژه را رصد و پیگیری کنند، وظایف را تعیین کنند و به راحتی گزارش بازخورد دهند.

هر سازمان مدرنی که می‌خواهد از رقبا جلوتر بماند، باید ابزار مناسبی داشته باشد. اگر به دنبال نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ حرفه‌ای هستید، میزیتو (mizito.ir) را رایگان استفاده کنید.

انتهای پیام/