چطور با ۷ روش ساده، پروژه‌های سازمان را مدیریت کنیم؟

به گزارش برنا، صرفاً فکر کردن به انجام انبوه وظایف می‌تواند برای بسیاری از مدیران منبع اضطراب باشد. حتی شرکت‌های بزرگ با صرف بودجه‌های کلان و استخدام مدیران و متخصصان فراوان، در صورت عدم استفاده از ابزار مناسب کنترل پروژه دچار مشکل شده و از اهداف سازمانی خود فاصله خواهند گرفت.

اگر یک تیم یا برنامه را مدیریت می‌کنید، احتمالاً چندین پروژه را همزمان در دست اجرا دارید. اما پیگیری همزمان این پروژه‌ها می‌تواند پیچیده باشد. بدون داشتن یک ابزار مناسب برای مدیریت چندین پروژه، سخت است که بدانید چه کاری را باید اولویت‌بندی کنید و چگونه به تیم خود کمک کنید تا به طور موثر حجم کاری خود را سامان دهند.

راه حل‌هایی برای کمک به مدیریت بهتر:

۱- یک ابزار مدیریت پروژه خوب استفاده کنید

بهترین، سریع‌ترین و احتمالا ارزانترین راه برای مدیریت بهتر چندین پروژه استفاده از یک ابزار مدیریت پروژه و کنترل وظایف است تا با استفاده از‌آن بتوانید کار‌ها را در قالب پروژه‌های متعدد اولویت بندی و زمانبندی کنید. بهتر است این سیستم یک مانیتورینگ دقیق و کامل نیز داشته باشد تا بررسی نتایج برای شما ساده باشد.

۲- قبل از شروع روز، فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید

ما در حین کار بر روی چند پروژه، آنقدر درگیر می‌شویم که معمولاً بخشی از وظایف گم می‌شوند. اگرچه بیشتر کارها در دنیای تجارت ماهیت بسیار غیرقابل پیشبینی دارند و همه چیز می‌تواند در ثانیه تغییر کند، اما تهیه فهرستی از کارها می‌تواند به شما کمک کند تا ایده‌های خود را به وضوح تعریف کنید، افکار خود را تجسم کنید و برای رسیدن به هدف نهایی خود برنامه‌ریزی کنید.

به خاطر داشته باشید که ممکن است مجبور شوید فهرست کارهای خود را در طول روز تغییر دهید. همچنین بهتر است تمام امور مهم را شب قبل یادداشت کنید، صبح از خواب بیدار شوید و برای ارائه بهترین نتایج تمرکز کنید.

۳- فوری و مهم را تعیین کنید.

ما آنقدر غرق در کارهای روزمره می‌شویم که گاهی اوقات نمی‌توانیم بفهمیم کدام وظایف نیاز به توجه فوری دارند. منظور ما از توجه فوری، کارهایی است که در صورت تکمیل نشدن، تأثیر مخربی بر کل پروژه خواهند داشت و احتمالاً منجر به شکست می‌شوند.

اولویت بندی، اولویت بندی، اولویت بندی.

وظایف فوری را تعیین کنید، و قبل از پاسخ دادن به لیست بی‌پایان ایمیل‌ها و پاسخ دادن به تماس‌ها، به مسائل مهم رسیدگی کنید.

مغز ما به صورت پیش فرض تلاش می‌کند از مشکلات فوری اجتناب کند، چون این یک موقعیت ناراحت کننده است. سعی کنید در اولین فرصت به مشکلات فوری رسیدگی کنید. به عنوان مثال، اگر یکی از مشتریان شما از خدمات شما شکایت دارد، باید فوراً با مشکل برخورد کرده و راه حل رضایت‌بخش احتمالی را پیشنهاد دهید. شما نمی‌خواهید مشتری خود را منتظر نگه دارید زیرا آنها به راحتی ناراحت می شوند و حتی ممکن است تصمیم بگیرند از محصول یا خدمات شما استفاده نکنند.

این نوع مسائل به خودی خود حل نمی‌شوند و اغلب زمان شما را هدر می‌دهند پس، در اسرع وقت بر روی حل آن‌ها تمرکز کنید.

۴- متمرکز بمانید

در حالی که چندین پروژه را به طور همزمان مدیریت می‌کنید، به وظیفه‌ای که در حال حاضر مشغول آن هستید توجه کمتری خواهید داشت. برای تبدیل شدن به یک مدیر موثر، باید بر روی وظایف جاری متمرکز بمانید.

یکی از راه های دستیابی به این هدف، اختصاص زمان مشخص به هر پروژه با توجه به اولویت آنها است. به این ترتیب، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که متمرکز هستید.

راه دیگر اختصاص زمان‌هایی خاص برای اموری است که تمرکز شما را از بین می‌برد. مثال ایمیل‌ها و پیام‌های خود را فقط در ساعت‌های خاص و آن هم در مدت مشخص چک کنید تا عدم تمرکز شما به حداقل برسد.

۵- تفویض اختیار کنید اما نظارت را دقیق‌تر کنید

مطمئن شوید که برنامه، فرآیند و مسئولیت‌های بین تیم شما از ابتدا مشخص است. در سطح پروژه، این به معنای مشخص کردن واضح اهداف هر مرحله و بخشی از کاری است که باید تکمیل شود، زمانی که برای آن وظیفه برنامه‌ریزی شده است و مسئول آن وظیفه خواهد بود. همچنین مطمئن شوید که برای هر مرحله، بازخوردها و تأییدیه‌های مناسب برای کارکنان ایجاد کرده‌اید و آن‌ها کاملا واقف به این مراحل هستند.

قطعا استفاده از یک بورد مناسب پروژه و ترسیم مراحل هم بسیار به شما کمک خواهد کرد.

میزیتو یک ابزار مدیریت پروژه آنلاین با امکان بورد است.

۶- با اعضای تیم به صورت مداوم در ارتباط باشید

ارتباطات موثر در پروژه‌ها شاید یکی از مهمترین جنبه‌های مدیریت پروژه باشد. بسیاری از متدولوژی‌های مدیریت پروژه موفق مانند اسکرام و کانبان بر ایجاد یک فضای باز متمرکز هستند که در آن همه چیز با کل تیم به اشتراک گذاشته شود.

در حالی که چندین پروژه را مدیریت می‌کنید، این امر حتی مهم‌تر می‌شود، زیرا تیم می‌تواند از مشکلات احتمالی مطلع شود و راه حل‌های آنها را قبل از هر گونه تاخیر عمده در پروژه‌ها مورد بحث قرار دهد.

یاد بگیرید که چگونه با اعضای تیم ارتباط موثر داشته باشید. جلسات روزانه صبحگاهی و استفاده از ابزارهای ارتباطی مناسب این فرآیند را بهبود می‌بخشد.

میزیتو یک ابزار مدیریت پروژه با امکان شبکه اجتماعی و جلسه آنلاین است

۷- واقع‌بین باشید و به صورت مداوم مهارت‌های خود را ارتقاء دهید

به همان اندازه‌ای که دوست دارید بتوانید تمام کارهای روزانه خود را انجام دهید، باید توجه داشته باشید که سطح بهره‌وری ما همیشه یکسان نیست. پس از ایجاد فهرست اولویت‌ها، میزان بهره‌وری را تعیین کنید و اینکه در آن روز به چند کار می‌توانید بپردازید. به جای اینکه وظایف بیش از حد برای خود و تیم مشخص کنید، تلاش خود را برای انجام درست بهترین کارها متمرکز کنید و به مرور بر روی ارتقاء مهارت‌های خود و تیم هم سرمایه‌گذاری کنید.

میزیتو، نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین، ابزار دورکاری و مدیریت کسب‌وکار با رویکرد شبکه اجتماعی.

رایگان ثبت‌نام کنید و کار‌های خود را به میزیتو بسپارید.

www.mizito.ir