مدیریت دانش چیست و چرا برای سازمان مهم است؟

با توجه به حجم بالا و اهمیت مدیریت دانش در عصر کنونی، در این مقاله پس از تعریف مفهوم مدیریت دانش به به سوال «چرا مدیریت دانش برای سازمان مهم است» پاسخ داده شده است.

ما در اقتصاد دانش کار و زندگی می‌کنیم و در چنین فضایی ورودی و خروجی اقتصادی هر دو ریشه در اطلاعات دارند. چگونه می‌توانیم این اطلاعات بیش از حد که همیشه تمرکز ما را مختل می‌کنند را کنترل کنیم؟ چگونه می‌توانیم تصمیم بگیریم تا برای کسب حداکثر بازده، قوای ذهنی خود را صرف چه چیزی کنیم؟

 جواب این سوالات در مدیریت دانش نهفته است! به همان اندازه که مدیریت دانش برای افراد حائز اهمیت است (مدیریت دانش فردی)، برای سازمان‌هایی که تعداد زیادی از افراد در آنها گرد هم جمع می‌شوند تا با حجم بسیار زیادی از اطلاعات کار کنند نیز ضرورت و اهمیت مدیریت دانش به چشم می‌آید.

 مدیریت دانش چیست؟

تعریف مدیریت دانش در سازمان فرایند ایجاد، شناسایی، سازمان‌دهی، ذخیره‌سازی، استفاده و به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات جمعی داخلی را شامل می‌شود. مدیریت دانش به سازمان کمک می‌کند تا انبوه اطلاعات خام و پراکنده؛ مثلاً در اسلک، جیرا، گوگل داک، گیت‌هاب پی‌آر را به دارایی‌های سودمند تبدیل کند.

 در صورت عدم وجود مدیریت دانش سازمانی، کارمندان باید دائماً به دنبال اطلاعات مربوط بگردند. در گزارش مکنزی آمده است که در سال 2012 کارمندان 8/1 ساعت در هر روز یعنی به طور میانگین 3/9 ساعت در هر هفته را صرف جست‌وجو و جمع‌آوری اطلاعات کرده‌اند. این بدان معناست که از هر پنج کارمند تقریباً یک کارمند تمام زمان خود را صرف جستجوی اطلاعات می‌کند و هیچ کار حقیقی انجام نمی‌دهد. 

 بدیهی است که شرکت‌های برخوردار از سامانه مدیریت دانش قوی‌تر می‌توانند از اتلاف منابع مالی و زمانی خود جلوگیری کنند.

 اهمیت مدیریت دانش در سازمان چیست؟

 بنا به دلایل زیر مدیریت دانش برای انواع سازمان‌ها حائز اهمیت است.

1.  دسترسی سریع و کارآمد به پایگاه دانش سازمانی

برای درک اولین دلیل اهمیت مدیریت دانش در سازمان تصور کنید که یک فرد تازه استخدام شده برای اولین روز کاری در سازمان حاضر می‌شود. انتظار می‌رود که او قبل از شروع کار نمودار سازمانی، گردش کار، کتابچه راهنمای شرکت و اسناد دیگر را مرور کند. در صورت عدم وجود یک مخزن دانش مرکزی او برای دسترسی به این موارد و حتی راهنمایی باید به همکاران (که هیچ شناختی از آنها ندارند) یا مدیر (که ممکن است زمان کافی نداشته باشد) اتکا کند.

 یک سیستم مدیریت دانش خوب می‌تواند مثمر ثمر واقع شود. اگر کارمندان بدانند در کجا باید به دنبال اطلاعات بگردند، مجبور نیستند تا منتظر دیگران بمانند یا دچار دستپاچگی شوند. در چنین شرایطی، سیستم مدیریت دانش می‌تواند به‌اندازه اینترانت شرکت کامل، به‌اندازه فرایند معارفه استاندارد و یا حتی به‌اندازه دسترسی به یک پوشه مشترک برای شروع کار، آسان باشد.

 توجه: برای ده برابر کردن سرعت و کارایی، یک منبع اطلاعات واحد در سازمان ایجاد کنید.

1.  ایجاد حافظه سازمانی مشترک

 افراد می‌آیند و می‌روند؛ اما سازمان‌ها باقی می‌مانند. با خروج کارکنان اگر دانش آنها مستند یا به اشتراک گذاشته نشده باشد، آن دانش هم شرکت را ترک می‌کند. سازمان‌ها باید استراتژی مدیریت دانش داشته باشند تا از تجربه و تخصص کارمندانی که شرکت را ترک می‌کنند نیز بهره ببرند.

1. تقویت تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر

 در یک شرکت معمولی نرم‌افزار، مدیران محصول باید برای تعیین ویژگی‌های دارای اولویت از مشتریان بازخورد بگیرند، توسعه‌دهندگان باید به گزارش‌های عیب‌یابی دسترسی داشته باشند تا نرم‌افزار بهتری بسازند، تیم فروش باید با مشتریان احتمالی آشنا باشد تا تلاش‌های فروش خود را معطوف مخاطب درست کنند. یکی دیگر از مزایای سیستم مدیریت دانش در سازمان این است که امکان دسترسی سریع و بدون دردسر به اطلاعات برای اتخاذ تصمیمات داده‌محور را فراهم می‌سازد.

1.  افزایش کارایی و عملکرد کسب‌وکار

 سیستم‌های مدیریت دانش کارکنان را قادر می‌سازند تا زمان کمتری صرف جستجوی اطلاعات کنند و زمان بیشتری صرف استفاده از اطلاعات کنند. همچنین کارمندان دیگر مجبور نیستند تا اطلاعات یا فرایندها را یاد بگیرند و یا دوباره‌کاری کنند. به این نحو ناکارآمدی‌های عملکردی و موانع بهره‌وری ریشه‌کن می‌شوند. لو پلات مدیرعامل اسبق هیولت پاکارد می‌گوید «اگر هیولت پاکارد از اطلاعات موجود در هیولت پاکارد آگاه بود، بهره‌وری ما سه برابر افزایش پیدا می‌کرد».

1.  افزایش اعتماد و همکاری در محل کار

 تیم‌ها با کمک سیستم‌های مدیریت دانش اعتماد یکدیگر را جلب می‌کنند. شفافیت و سهولت دسترسی به اطلاعات در کل سازمان منجر به ایجاد برداشت مشترک، افزایش همکاری و هم‌سویی اهداف مشترک می‌شود.

1.  افزایش رضایتمندی کارمندان

 زمانی که سازمان سیستمی ایجاد می‌کند تا اطلاعات موردنیاز کارمندان را در اختیار آنها قرار دهد، به کارمندان نشان می‌دهد که زمان و مهارت‌های آنها ارزشمندتر از آن است که برای جستجوی اطلاعات به هدر برود. افزون بر این، کارمندانی که به اطلاعات مناسب دسترسی دارند می‌توانند نقش پررنگ‌تری ایفا کنند، به نتایج بهتری برسند و به نوبه خود احساس می‌کنند با کارشان همخوانی بیشتری دارند.

 اکنون که از اهمیت مدیریت دانش در سازمان آگاه شدیم، نحوه پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان ها را بررسی می‌کنیم.

 سازمان‌هایی که مدیریت دانش را جدی می‌گیرند، معمولاً برای گردآوری، نظارت و بهره‌برداری از اطلاعات از یک یا چند مورد از سیستم‌های زیر استفاده می‌کنند:

1. سیستم‌های مدیریت اسناد

 می‌توان سیستم‌های مدیریت اسناد را همان محفظه‌های بایگانی الکترونیک اسناد دیجیتال مانند پی‌دی‌اف، تصاویر، فایل‌های پردازش کلمه و صفحات گسترده در نظر گرفت. این سیستم‌ها با فراهم ساختن امکان دسترسی، بازیابی و به‌اشتراک‌گذاری سریع و آسان اسناد به مدیریت دانش کمک می‌کنند. کانفلونس، گوگل درایو، ادوبی اکروبات نمونه‌هایی از محبوب‌ترین سیستم‌های مدیریت اسناد هستند.

1.  سیستم‌های مدیریت محتوا

 سیستم‌های مدیریت محتوا تعمیم‌یافته سیستم‌های مدیریت اسناد هستند که نه‌تنها اسناد بلکه فایل‌های رسانه‌ای از جمله داده‌های تصویری و داده‌های صوتی را ذخیره‌سازی می‌کنند. وردپرس، ویکس، اسکوئر اسپیس، مگنتو، مایکروسافت شر پوینت نمونه‌هایی از سیستم‌های مدیریت محتوا هستند.

1.  پایگاه‌های داده

 بیشتر شرکت‌ها برای ذخیره‌سازی، نمایه‌سازی و دادوستد داده‌ها از انواع مختلف پایگاه‌های داده استفاده می‌کنند. هر چیزی از کتابچه راهنمای کارکنان گرفته تا سیستم مدیریت ارتباط با مشتری در شرکت شما شکلی از پایگاه‌داده محسوب می‌شود. معمولاً سازمان‌ها اطلاعات حسابداری و موجودی کالا را در پایگاه‌داده ذخیره می‌کنند.

1.  اینترانت

 اینترانت یک اینترنت خصوصی در داخل سازمان است. اینترانت‌ها شبکه‌های اجتماعی هستند که به‌سادگی باعث دسترسی به اطلاعات کل شرکت می‌شوند. شرکت‌ها علاوه بر موارد دیگر عمدتاً برای اعلان‌ها، حمایت و شناسایی کارمندان و دسترسی مشترک به منابع متمرکز از اینترانت استفاده می‌کنند. به طور خاص اینترانت برای افزایش همکاری به‌ویژه برای تیم‌های دورکار و پراکنده از لحاظ جغرافیایی مفید هستند.

1. ویکی‌ها

 ویکی‌ها، یکی از کاربردی‌ترین ابزارهای مدیریت دانش، صفحات مشارکتی مبتنی بر وب هستند که هرکسی (در بعضی از موارد افراد یا تیم‌های مجاز) می‌توانند مستقلاً اطلاعات عمومی را در آنها منتشر و ذخیره‌سازی کنند. این دسترسی آزاد ازجمله مزایا و معایب ویکی‌ها محسوب می‌شود. درحالی‌که ویکی‌ها فرهنگ اعتماد، شفافیت و ابتکار عمل را در بین کارمندان افزایش می‌دهند؛ اما در صورت آپلود داده‌های تحریف‌شده نتایج معکوس به بار می‌آورند.

مدیریت دانش چگونه به رشد سازمان کمک می‌کند؟

 یکی از مهم‌ترین مزایای مدیریت دانش در کسب و کار بهبود عملکرد سازمانی و تسریع رشد است. یک کسب‌وکار با بدل شدن به سازمانی که در آن دانش به اشتراک گذاشته می‌شود از مزایای زیر برخوردار می‌شود:

1.  تسریع معارفه کارمندان جدید

 تسریع جذب کارمندان جدید برای بهره‌وری شرکت‌ها حائز اهمیت است. سیستم مدیریت دانش سازمانی می‌تواند دسترسی کارمندان به اطلاعات را سرعت بخشیده، در زمان جستجوی پاسخ‌ها با احساس یأس مقابله کند و زمان و هزینه‌ای صرف شده برای آموزش را کاهش دهد.

1.  کارمندان می‌توانند زمان بیشتری را صرف کار نتیجه محور و اثرگذار کنند

 بد نیست بدانید که هیچ‌کس صبح‌ها هیجان‌زده از خواب بیدار نمی‌شود تا به انبوهی از ایمیل‌ها و پیام‌ها پاسخ دهد یا وقت ارزشمند خود را صرف جستجوی گوگل داک کند. کارکنان می‌خواهند کار معنادار انجام دهند که نتایج معنادار به همراه داشته باشد. سیستم مدیریت دانش می‌تواند با جلوگیری از نیاز به چت و ایمیل مداوم با دسترسی سریع، آسان و بدون دردسر به دانش شرکت به کارکنان کمک کند.

1. کاهش هزینه‌ها و زمان پشتیبانی از مشتری

به عنوان یک ضرورت مدیریت دانش، پایگاه دانش بزرگِ کسب‌وکار و عرضه آن منبع خوبی برای مشتریانی است که به دنبال پاسخ می‌گردند. دفترچه‌های راهنما، رهنمودها، شیوه‌نامه‌ها، مقالات کمکی، نمونه‌های آزمایشی و ویکی‌ها دانش مشتری را افزایش داده و نگرش خود خدمتی را تشویق کرده و زمان و هزینه صرف شده برای پشتیبانی از مشتری را کاهش می‌دهند.

همچنین مدیریت دانش به نمایندگان فروش کمک می‌کند تا به‌سرعت به همه اطلاعات مربوط به محصول یا خدمات دسترسی داشته باشند که منجر به کارایی عملیاتی بیشتر و فروش سریع‌تر می‌شود.

1.  افزایش کیفیت اطلاعات و داده‌های موجود

 ایجاد منبع اطلاعات واحد برای کل سازمان مهم‌ترین هدف سیستم مدیریت دانش سازمانی است. دیگر به انبوهی از اسناد منسوخ، باطله و ناتمام نیازی نداریم. دیگر خبری از آخرین نسخه سخنرانی یا گزارش نیست. هم از همان ابتدا و به معنای واقعی کلمه با یکدیگر اتفاق‌نظر دارند.

1.  ترویج فرهنگ نوآوری

 افزایش دسترسی به دانش سازمانی باعث توانمندی تیم‌ها برای اتخاذ تصمیمات آگاهانه در زمینه مدیریت دانش می‌شود. همچنین دسترسی به دانش آنها را قادر می‌سازد تا از اشتباهات دیگران درس بگیرند و از این آموخته‌ها برای موفقیت سریع‌تر استفاده کنند.

 مدیریت دانش منجر به افزایش همکاری می‌شود و به‌اشتراک‌گذاری ایده‌ها به تغییر و ایجاد فرهنگ نوآوری دامن می‌زند.

محتوای این مطلب تبلیغاتی است و توسط سفارش‌دهنده، تهیه و تنظیم شده است