امارات اولین دولت بی کاغذ! چرا استفاده از فرم‌های کاغذی برای سازمان ها به صرفه نیست؟

به گزارش برنا، با اینکه در دنیای دیجیتال زندگی می‌کنیم، اما هنوز هم در بسیاری از سازمان‌ها و کسب‌وکارها، کاغذهای زیادی روزانه چاپ می‌شوند و کاغذهای زیادی دور ریخته می‌شوند. فرم‌های استخدامی، فرم نظرسنجی، فرم ثبت اطلاعات ورود‌وخروج افراد، نامه‌های داخلی و خارجی سازمان‌ها و موارد بسیار زیاد دیگر، مواردی هستند که هنوز در بسیاری از سازمان‌ها کاغذی هستند.

اما استفاده از فرم‌های کاغذی به صرفه است؟ اگرچه در ساده‌ترین حالت هم جواب سوال نه هست، اما قصد داریم ده دلیل مهم دیگر را بررسی کنیم که فرم‌های کاغذی به صرفه نیستند. ابزارهای متنوعی در دنیای دیجیتال وجود دارند که می‌توانند مصرف کاغذ را در سازمان‌ها کاهش دهند. به عنوان مثال به کمک ابزار فرم‌ساز آنلاین یا آزمون ساز می‌توانید در طراحی و تولید فرم‌های نظرسنجی و آزمون‌های استخدامی به کسب‌وکار و محیط زیستتان کمک کنید.

ابزارهای بسیاری زیادی برای ساخت فرم‌های آنلاین وجود دارد، فرم‌هایی که اگرچه در روش‌های سنتی با استفاده از کاغذ و چاپ مورد استفاده قرار می‌گرفتند، امروز با استفاده از فرم‌سازهای آنلاین می‌توانند به دیجیتال تبدیل شوند. پرس‌لاین بدون شک کامل‌ترین و جامع‌ترین فرم‌ساز آنلاین فارسی است که به‌طور کامل بومی طراحی‌شده و می‌تواند به مدیران و کارکنان کسب‌وکارها در طراحی انواع فرم‌های دیجیتال و آنلاین کمک کند.

چرا استفاده از فرم‌های کاغذی به ضرر سازمانتان تمام می‌شود؟

اما دلایلی که به نظر می‌رسد فرم کاغذی به صرفه نیست:

اطلاعات ممکن است اشتباه خوانده شوند

فرم‌های کاغذی با دست پر می‌شوند و انسان آن‌ها را بررسی می‌کند و می‌خواند. به همین دلیل ممکن است اطلاعاتی که در آن درج شده است به درستی خوانده نشود. همین مسئله باعث می‌شود اطلاعات دقیق ثبت نشوند. وقتی اطلاعات دقیق ثبت نمی‌شوند ممکن است تجزیه‌وتحلیل نهایی دقیق نباشد.

ممکن است گم شوند

اگرچه فرم‌های دیجیتال و آنلاین هم ممکن است پاک شوند اما امکان پشتیبان‌گیری آن‌ها بسیار ساده‌تر است. همچنین با وجود پلتفرم‌های امن و پایداری مانند پرس‌لاین امکان چنین اتفاقی تقریبا صفر است؛ اما اگر فرم‌های کاغذی گم شوند تقریبا دیگر نمی‌توان به اطلاعات آن‌ها دسترسی داشت.

بررسی در لحظه انجام نمی‌شود

فرم‌های کاغذی باید توسط افراد تکمیل شوند. احتمال دارد همه افرادی که قرار است فرم‌ها را پر کنند در یک موقعیت جغرافیایی نباشند. همین مسئله باعث می‌شود تکمیل و ارسال فرم‌ها کمی طولانی شود. در نهایت بعد از دریافت فرم‌ها، باید اطلاعات آن خوانده و ثبت شود. که این مرحله هم زمان‌بر است. بعد از این تازه زمان تجزیه‌وتحلیل داده‌هاست. حال آن‌که فرم‌های آنلاین در لحظه و بعد از تکمیل هر کدام از آن‌ها قابل تحلیل هستند. هر فرد که یک پرسشنامه آنلاین را تکمیل می‌کند، در لحظه داده‌های مربوط به تجزیه‌وتحلیل فرم تغییر می‌کنند و مدت زمان تجزیه‌وتحلیل آن‌ها بسیار کم است.

همه کارها باید در محل کار انجام شود

فرم‌های کاغذی به‌طورمعمول در محل کار هستند. اگر بخواهید بررسی خارج از محل کار انجام دهید باید فرم‌ها را با خود حمل کنید یا اگر به دلایل امنیتی نتوانید فرم‌ها را خارج کنید مجبور هستید که مجدد به محل کار برگردید. فرم‌های آنلاین این امکان را می‌دهند که بدون محدودیت در مکان و زمان، و با یک دستگاه متصل به اینترنت، بتوانید تجزیه‌وتحلیل را انجام دهید.

فضای ذخیره‌سازی محدود دارند

فرم‌های کاغذی حجم زیادی از محل کار را اشغال می‌کنند. اگر بخواهیم یک نسخه پشتیبان از فرم‌ها داشته باشید به‌ همان اندازه که فرم‌ها جا اشغال کرده‌اند باید فضای خالی داشته باشید. به‌طورمعمول به همین دلیل که فضای کسب‌وکار محدود است و فرم‌های کاغذی فضای زیادی را اشغال می‌کنند، چند سال بیشتر نمی‌توان آن‌ها را نگهداری کرد. این مسئله در فرم‌های دیجیتال وجود ندارند. شما به راحتی می‌توانید از آن‌ها پشتیبان بگیرید. اگر از ابزارهای آنلاین مثل پرس‌لاین استفاده کنید این کار ساده‌تر هم خواهد بود و به راحتی با چند کلیک ساده می‌توانید نسخه پشتیبان همه فرم‌های پر شده را در اختیار داشته باشید.

مستعد آسیب هستند

فرم‌های کاغذی مستعد آسیب هستند. آتش‌سوزی، خیس‌شدن، خراب‌شدن، پوسیدگی و... معمول‌ترین مشکلاتی هستند که فرم‌های کاغذی ممکن است آسیب ببینند. از همه موارد بیان‌شده که بگذریم، موریانه‌ها و حشرات دیگر هم ممکن است به کاغذها آسیب بزنند. فرم‌های دیجیتال و آنلاین کمتر در خطر آسیب هستند. امروزه و با پیشرفت سرورها و حضور سرورهای ابری احتمال آسیب‌دیدگی اطلاعات بسیار کم شده‌ است.

هزینه‌های جانبی زیادی دارند

فرم‌های کاغذی هزینه‌های جانبی زیادی دارند. به جز کاغذ قیمت آن در همه جای دنیا متغییر است، قیمت ابزارهای چاپ مانند پرینترها، جوهر پرینتر، خودکار و... که برای چاپ و تکمیل فرم‌ها استفاده می‌شود هزینه‌هایی هستند که شاید در نگاه اول محاسبه نمی‌شوند. فرم‌های آنلاین هیچ‌یک از این هزینه‌های جانبی را ندارند و شاید همه هزینه‌های تولید و نگهداری آن تنها به اندازه هزینه‌های کاغذ مصرفی فرم‌های سنتی هم نرسد.

همکاری هم‌زمان روی فرم‌ها امکان‌پذیر نیست

فرم‌های کاغذی در هر لحظه در اختیار یک نفر هستند. زمانی که چاپ می‌شوند در اختیار افراد کسب‌وکار هستند، در مرحله بعد برای تکمیل در اختیار مخاطبان بیرونی کسب‌وکارها هستند، و در انتها برای تجزیه‌وتحلیل در هر لحظه در اختیار یکی از افراد تحلیل‌گر قرار دارند. اما فرم‌های دیجیتال می‌توانند در لحظه توسط چندین و چند نفر تجزیه‌وتحلیل شوند. همه کارهایی که روی فرم‌ها انجام می‌شود ثبت می‌شود و مشخص است که چه کسی، در چه زمانی، چه تغییری، را روی فرم انجام داده است.

هزینه‌های محیط‌زیستی دارند

هزینه‌های محیط‌زیستی فرم‌های کاغذی برکسی پوشیده نیست. هر روز تعداد زیادی درخت قطع می‌شود تا در کارخانه‌های تولیدی کاغذ، به کاغذ تبدیل شوند. این مسئله با افزایش نیاز به کاغذ، تبدیل به یک تهدید مهم برای محیط‌زیست شده است. مسئله‌ای که در فرم‌های اینترنتی خبری از آن نیست. صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و ابزارهای جانبی آن، یکی از مهم‌ترین مزیت‌های فرم‌های دیجیتال است.

از امنیت پایینی برخوردار باشند

امنیت، مسئله‌ای است که در فرم‌های کاغذی بسیار سخت رعایت می‌شود. امکان دسترسی به فرم‌های کاغذی به سادگی وجود دارد، افراد می‌توانند کپی از اطلاعات فرم‌های کاغذی داشته باشند، امکان سرقت فرم‌های کاغذی وجود دارد. هر فرد به فرم‌های کاغذی دسترسی دارد و می‌تواند تغییری روی آن ایجاد کند بدون اینکه جایی ثبت شود که چه کسی فرم را تغییر داده‌ است و چه تغییری روی آن اعمال کرده است. اما در فرم‌های آنلاین بحث‌های امنیتی بسیار بیشتر و دقیق‌تر از فرم‌های سنتی رعایت می‌شود. برای دسترسی به فرم‌های آنلاین، افراد باید احراز هویت کنند و فقط افرادی که دسترسی به فرم‌ها و تجزیه‌وتحلیل آن‌ها دارند، می‌توانند به آن‌ها دسترسی پیدا کنند.

نتیجه گیری

درست است که در نگاه اول ممکن است به نظر برسد کاغذ سریع‌ترین و راحت‌ترین گزینه هر سازمان یا دولتی برای انجام امورات روزانه باشد، اما تجربه نشان داده است که دریافت و انتقال اطلاعات و داده‌ها از طریق نرم‌افزارهای آنلاین به طور شگفت‌آوری هزینه‌ها را کاهش می‌دهد و زمان بسیار کمتری بابت انجام آن صرف می‌شود. برای آشنایی بیشتر با کاربردهای فرم‌های آنلاین، آزمون ساز آنلاین و پرسشنامه ساز آنلاین پرس‌لاین کافیست نام پرس‌لاین را جستجو کنید و با دنیای شگفتی بیشتر کار کنید. شما نیز می‌توانید در وبلاگ پرس‌لاین نیز اطلاعات بیشتری درباره کارایی‌های این ابزارها بخوانید.