زمانی که این مقابله شروع می شود پیدا کردن نگرش های درست آسان نیست. دراینجا چند دستورالعمل به منظور یادگیری پاسخگویی بهتر به نظرات منفی گردآوری کرده ایم.

۱. نفس عمیق بکشید

۱٫۱ یک قدم به عقب برگردید

شنیدن یک نظر منفی، درمورد پروژه ای که شما خیلی سخت روی آن کار کردید ، مشکل است وحتی ممکن است به جلوه کارتان آسیب برساند. اما اولین برخورد شما باید یک گام عقب نشینی باشد. این فرصت به شما کمک خواهد کرد که بهترین پاسخ را پیدا کنید.

نظراتی که مخاطبان شما داده اند را با دقت بخوانید تا منظورشان را درست برداشت کنید و بهتر درک کنید. محصول و خدمات شما ممکن است برای همه خشنود کننده نباشد و نمی تواند همه را راضی کند، و این یک واقعیت است. بنابراین با درنظر گرفتن این نظرات سعی کنید که در آینده نیاز های پرتکرار مخاطبین اصلی خودتان را بهتر و بیشتر پوشش دهید. این راه باعث می شود در آینده نظرات منفی کمتری داشته باشید.

۲٫۱ به تجزیه و تحلیل وضعیت بپردازید

نظرات و فیدبک های منفی را با دقت بخوانید و آن­ها  تحلیل کنید.

چه چیزی باعث نارضایتی شده است؟

می توانید یک راه حل پیدا کنید؟

همیشه نظرات مخاطبان را نقطه قوت کار خودتان درنظر بگیرید. وقتی مخاطبان شما اشکالات خدمات و محصول شما را می­گویند، حتی اگر بعید به نظر می­رسد و آن را قبول ندارید، تست کنید. فکر نکنید که محصول یا خدمات شما بدون خطاست.

۳٫۱ اسکرین شات بگیرید

ممکن است خنده دار به نظرتان برسد ولی می تواند مفید باشد. شما می­توانید فیدبک های خود را نگه دارید و همچنین اون رو با همکاران خودتون به اشتراک بگذارید.

۲. زمان سنجی

۱٫۲ برای فکر کردن وقت بگذارید

گارد نگیرید. برخورد خوب باعث می شود که ارتباط مشتریان با سیستم برقرار بماند، ولی با این حال نباید جوری برخورد کنید که اجازه هر کاری به خودشان بدهند.

این به شما کمک می کند فیدبک های ارزشمند مخاطبان رو تحلیل کنید و در نهایت جوابی برای نظرات آماده کنید.

همیشه نمی توانید با کلمات درست پاسخ بدهید پس گاهی اوقات نیاز است مجددا به عقب برگردید و کلمات نامناسبی که بکاربردید را بهبود بدهید.

۲.۲ زیاد معطل نکنید

حواستان باشد. در شبکه های اجتماعی زمان سریع می گذرد ، پس وقت را ازدست ندهید و سریع پاسخ بدهید.

۳. آرام باشید

۱٫۳ نظرات را به عنوان نظر شخصی در نظر نگیرید

این نکته هم مهم است .یادتان باشد که بیشتر نظرات منفی از سمت افرادی که شمارو کامل می شناسند نیست. آن ها صرفا مشتریان ناراضی هستند.

حتی زمانی که نظرات برای شما مضر هستند، بازهم اون ها رو شخصی در نظر نگیرید، درواقع اونها درمورد کسب و کار ویا محصول و روش ارتباط برقرار کردن شماست.

۲٫۳ نظرات را حذف نکنید

خلاص شدن از نظرات منفی و نوع واکنش نسبت به آن­ها سخت ترین کارهاست. با این کار گاهی افراد فکر می­کنند که می­خواهید چیزی را مخفی کنید پس مراقب واکنش خودتان باشید.

۴. پاسخگو باشید

زمانش رسیده که به نظرات پاسخ بدهید.

همیشه مودب رفتار کنید. اگر بعضی چیزها اشتباه است قبول کنید چون آبروی برند شما درمیان است و راه حل برای اشتباهات داشته باشید.

به مخاطبان نشان دهید که نظرات آن­ها را در نظر می گیرید. با این کار شما خدمات آینده را بهبود می دهید و پیشرفت می کنید.

اگر نظرات منفی برای شما سخت است می توانید با یک حس خوب و یا حتی طنز پاسخ بدهید که خلق و خوی خودتان را نشان دهید.

به یاد داشته باشید نظرات منفی می تواند برای شما سرمایه ای ارزشمند باشند. نظرات منفی و مشکلات، فرصتی هست که ادعای برند خود را در مشتری مداری و سرعت پیگیری و خدمت رسانی ثابت کنید. افرادی که پس از ارایه نظر منفی، فیدبک مناسبی از سمت شما دریافت میکنند و نظرشان تغییر میکند، چندین برابر بیشتر از افراد دیگر، برای شما تبلیغ می کنند و به شما وفادار خواهند بود. این فرصت تبلیغاتی ارزشمند ترین سرمایه هر برند است.