ارتباطات برون سازمانی یکی از مهمترین اهداف یک سازمان است که توسط روابط عمومی ها رقم می خورد

وی افزود:روابط عمومی همچنین با نظرسنجی و سنجش افکار عمومی درون سازمانی می تواند پیام و محتوای موردنیاز را تولید کند. اگر محتوا متناسب با نیاز و کارشناسی شده منتشر نشود بدون شک سازمان دچار مشکل خواهد شد و سازمان در بی خبری به سر خواهد برد. در واقع شناسایی نیازها و تولید پاسخ ها و نشر آن از مجاری مناسب و مختلف می تواند در بهبود ارتباطات درون سازمانی موثر باشد.

مدیر روابط عمومی فولاد هرمزگان در ادامه تشریح کرد: برگزاری جلسات گروهی با کارکنان و ملاقات بین مدیرعامل ، مدیران و معاونین به صورت خصوصی با کارکنان از اقداماتی است که در راستای بهبود ارتباطات درون سازمانی موثر واقع خواهند شد. یکی از فعالیتهای مهم دیگری که باید روی آن تمرکز کرد انعکاس نظرات و پیشنهادات و حتی انتقادات کارکنان است. ایجاد پورتال سازمانی، ایجاد ایمیل سازمانی مخصوص ارسال پیامهای کارکنان به مدیرعامل  ، معاونین و مدیران ارشد سازمان می تواند راه گشا و تاثیر گذار باشد.

صفریان در ادامه به ارتباطات برون سازمانی نیز اشاره کرد و افزود: بدیهی است ارتباطات برون سازمانی یکی از مهمترین اهداف یک سازمان است که توسط روابط عمومی ها رقم می خورد. یکی دیگر از اقدامات ضروری و مهم هم که می بایست در روابط عمومی ها انجام شود شناسایی ذی نفعان است . این موضوع برای بهبود ارتباطات برون سازمانی بسیار حائز اهمیت است. از طرفی شناسایی فرصتها و تهدیدها هم باید لحاظ شود. روابط عمومی ها با انجام این فعالیتها می توانند استراتژی های خود را در رابطه با ارتباطات برون سازمانی تدوین نمایند. آنها هدف خود را مشخص می نمایند و در جهت رسیدن به آن برنامه ریزی می نمایند.

وی افزود: رسالت و وظایف روابط عمومی ها در سازمانهای مختلف فرق داردو با توجه به آن نوع عملکرد متفاوتی هم دارند. مشتری روابط عمومی ها همه ارکان درون سازمان و ارکان برون سازمانی هستند.روابط عمومی ها هم بایستی دنبال ارائه خدمات و ایجاد ارتباط صحیح بین اینها باشد و قطعا باید ثمرات این خدمات مورد پایش و نظر سنجی قرار گیرد و طبق نتیجه آن اقدامات بعدی برنامه ریزی شود. ابزارهای مختلفی  برای مشتری مداری وجود دارد که نظرسنجی از مهمترین آنهاست که با شیوه های گوناگون قابل اجراست ؛ استفاده از وب سایت یا اپلیکیشن، تنظیم پرسشنامه و ارسال از طریق ایمیل از این موارد است.

صفریان در ادامه گفت:با توجه به رشد سریع تکنولوژی های ارتباطی، سازماندهی و به روزرسانی روابط عمومی ها انکارناپذیر است. روابط عمومی ها باید خود را با آخرین سیستم تکنولوژی در حوزه فعالیت خود به روز کنند. نقش سازمانها در درک این موضوع بسیار حائز اهمیت است. مدیران  ارشد یک سازمان باید درک صحیحی از وضعیت روابط عمومی و لزوم رشد را داشته باشند . که این موضوع در شرکت فولاد هرمزگان بخوبی اجرایی شده است و همه مدیران ارشد سازمان با روابط عمومی کمال همکاری را دارند . در خصوص بکار گیری افراد در روابط عمومیها ، نباید افرادی که در این حوزه متخصص نیستند در رکن کار قرار گیرند. هرچند که در برخی موارد شاهد هستیم مدیران با سطحی نگری و عدم شناخت کافی از این حرفه افراد غیرمتخصص را در این پست قرار می دهند، عدم تخصص قطعا ضربه های جبران ناپذیری به ساختار روابط عمومی ها خواهد زد.

رضا صفریان ؛ مدیر روابط عمومی فولاد هرمزگان