راه اندازی سیستم جامع آرشیو اسناد برای اولین بار در شرکت توسعه فضای فرهنگی شهرداری تهران

به گزارش خبرگزاری برنا؛ وحید رضا انارکی مدیر عامل شرکت توسعه فضاهای فرهنگی شهرداری تهران محمدی با اشاره به اینکه اطلاعات پروژه ها از اهمیت بالایی برخوردار بوده و نیاز به مدیریت و نگهداری دارد، بیان داشت: با توجه به حجم تولید اسناد، برگه ها و مدارک فنی از پروژه ها استفاده از نرم افزار حرفه ای بایگانی و مدیریت اسناد، امری ضروری محسوب می شود لذا در این راستا از زیرساخت‌های سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری تهران استفاده شده است.

به گفته مدیر عامل شرکت توسعه فضاهای فرهنگی شهرداری تهران؛ صرفه جویی در فضا، صرفه جویی در زمان، دسترسی امن به آرشیو، صرفه جویی در مصرف انرژی و مواد (کاهش مصرف کاغذ و …)، در دسترس بودن اسناد در هر زمان و هر مکان، امکان نگهداری تاریخچه اسناد، تنها بخشی از مزیت‌های استفاده از بایگانی الکترونیکی محسوب می‌شود.

وی ادامه داد: از گذشته تاکنون مدارک و اسناد در شرکت‌ها، سازمان‌ها و سایر مجموعه‌ها در جایی آرشیو و نگهداری می شود لذا ما نیز برآن شدیم تا اسناد و مستندات موجود از پروژه‌ها و پرونده‌ها را که هم از اهمیت فرهنگی و هم تاریخی برخودار است و بخشی نیز بار حقوقی دارد به صورت الکترونیکی و در سامانه جامع جهت مدیریت دانش این اطلاعات را ساماندهی کنیم.

انارکی محمدی با اشاره به اینکه در این سامانه برای اولین بار کلیه اطلاعاتی پروژه‌های این شرکت از بدو تاسیس تاکنون در حال آرشیو و بارگذاری است، گفت: طبقه بندی اطلاعات و در دسترس بودن آن ضمن اینکه ضریب ارتقای سلامت اداری را افزایش می‌دهد؛ زمینه را برای نظارت دستگاه‌های متولی و نیز شفاف سازی هرچه بیشتر فراهم می کند.

مدیرعامل شرکت توسعه فضاهای فرهنگی به اهمیت اطلاعات در تصمیم گیری و تصمیم سازی اشاره کرد و گفت:تسریع در روند تصمیم گیری، تقویت حافظه سازمانی، درس آموزی از تجربیات گذشته، مدیریت دانش و تسهیل در به اشتراک گذاری اطلاعات را از جمله مزایای آرشیو و مدیریت بایگانی الکترونیک اسناد به شمار می آید.

انتهای پیام/